Het zorgplan is besproken, de evaluatie is afgerond en iedereen is het eens. Nu nog de handtekening van de vertegenwoordiger. Dus print u het document, stopt het in een envelop en wacht u af. Twee weken later belt u na. De brief blijkt kwijt. U print opnieuw.
Wie in de zorg werkt, herkent dit. Handtekeningen zijn overal: onder het zorgplan, onder de evaluatie, onder de instemming bij onvrijwillige zorg, onder toestemmingsverklaringen. Ze zijn belangrijk, want een handtekening legt vast dat een cliënt of vertegenwoordiger daadwerkelijk akkoord is. Maar het proces eromheen kost tijd die u liever aan zorg besteedt.
Digitaal ondertekenen kan dat proces flink korter maken. Toch leven er terechte vragen. Is zo'n handtekening wel rechtsgeldig? Wat gebeurt er met de gegevens? En werkt het ook voor familie die niet zo digitaal vaardig is? In dit artikel zetten we het op een rij.
Waarom de zorg zoveel handtekeningen vraagt
Een handtekening is in de zorg zelden een formaliteit. Het zorgplan moet aantoonbaar met de cliënt of diens vertegenwoordiger zijn besproken en akkoord bevonden. Bij onvrijwillige zorg onder de Wet zorg en dwang telt de instemming van de vertegenwoordiger zwaar mee in het stappenplan. En bij een inspectiebezoek van de IGJ wilt u kunnen laten zien dat afspraken niet alleen zijn gemaakt, maar ook zijn bevestigd.
Daar komt de bewaarplicht bij. Zorgdossiers moeten twintig jaar bewaard blijven, inclusief de ondertekende documenten. Een papieren handtekening in een map op kantoor is dan kwetsbaar: papier raakt kwijt, verhuist mee of belandt in de verkeerde ordner.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Ja, in de meeste gevallen wel. De Europese eIDAS verordening en artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek regelen dit. De wet kent drie soorten elektronische handtekeningen: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde. Een gewone elektronische handtekening, bijvoorbeeld een handtekening die iemand op een scherm zet, heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening zolang de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is voor het doel.
Voor documenten in het zorgproces, zoals een zorgplan of een evaluatie, is dat doorgaans ruim voldoende. Er is geen wettelijke verplichting om hiervoor een gekwalificeerde handtekening met certificaat te gebruiken. Wat wel telt, is dat u achteraf kunt aantonen wie er heeft getekend, wanneer en dat het document daarna niet meer is gewijzigd.
De betrouwbaarheid zit in het bewijs
En daarmee komen we bij de kern. Niet de krabbel zelf maakt een digitale handtekening sterk, maar het bewijs eromheen. Drie elementen zijn daarbij bepalend.
Ten eerste de identificatie: hoe weet u dat de juiste persoon heeft getekend? Bij digitaal ondertekenen gebeurt dat meestal via een unieke, beveiligde link die naar het persoonlijke e-mailadres van de ondertekenaar wordt gestuurd.
Ten tweede de vastlegging. Een goed systeem registreert bij elke stap wie wat deed: wanneer het document is verstuurd, wanneer het is geopend en wanneer er is getekend, inclusief tijdstip en IP adres. Dit heet een audit trail. In de zorg sluit dit aan bij NEN 7513, de norm voor logging in zorginformatiesystemen.
Ten derde de onveranderbaarheid. Na ondertekening mag het document niet meer wijzigen. Gebeurt dat toch, dan vervalt de waarde van de handtekening. Een systeem moet dat technisch borgen en vastleggen.
En de AVG dan?
Een ondertekend zorgplan bevat gezondheidsgegevens, de zwaarst beschermde categorie onder de AVG. Verstuurt u zo'n document via een externe ondertekendienst, dan verlaten die gegevens uw zorgdossier en komen ze op de servers van een derde partij terecht. Dat kan, maar dan moet u met die partij een verwerkersovereenkomst sluiten en beoordelen waar de data staat en hoe die beveiligd is.
Eenvoudiger is het als het ondertekenen binnen uw zorgdossier zelf gebeurt. Dan blijven de gegevens op één plek, onder de afspraken die u al heeft gemaakt. In Dossier360 hebben we het daarom ingebouwd: u verstuurt een zorgplan, evaluatie of WZD instemming rechtstreeks vanuit het dossier ter ondertekening. De ondertekenaar tekent in de browser, zonder account, en het getekende document wordt als nieuwe versie in het dossier opgeslagen, samen met een automatisch gegenereerd bewijsdocument.
Denk ook aan de mensen die tekenen
Techniek is één kant van het verhaal. De andere kant zijn de ondertekenaars zelf: cliënten, ouders, mentoren, bewindvoerders. Niet iedereen is even handig met computers. Een oplossing die eerst vraagt om een account aan te maken of een app te installeren, werpt voor deze groep een drempel op.
Kies daarom voor een werkwijze waarbij tekenen zo simpel mogelijk is: link openen, document lezen, tekenen met de vinger op telefoon of tablet. En wees realistisch: voor een enkele cliënt of vertegenwoordiger blijft papier de beste optie. Dat is geen falen van de digitalisering, dat is aansluiten bij wat iemand kan.
Waar u op let bij het kiezen van een oplossing
Overweegt u digitaal ondertekenen in uw organisatie, loop dan deze punten na:
- Kan de ondertekenaar tekenen zonder account of installatie?
- Wordt er een volledige audit trail vastgelegd met tijdstip en IP adres?
- Is het document na ondertekening aantoonbaar onveranderbaar?
- Blijven de gegevens binnen uw zorgdossier of gaan ze naar een externe partij?
- Worden getekende documenten automatisch in het cliëntdossier bewaard?
- Kunt u meerdere ondertekenaars toevoegen, tegelijk of in volgorde?
Tot slot
Digitaal ondertekenen is geen doel op zich. Het doel is dat afspraken met cliënten en vertegenwoordigers snel en aantoonbaar worden vastgelegd, zonder printer, envelop en nabellen. De wet staat het toe, de techniek maakt het eenvoudig en het dossier wordt er completer van. De belangrijkste vraag is niet óf u digitaal gaat ondertekenen, maar hoe u het zo inricht dat het bewijs klopt en de gegevens veilig blijven.
