Facturatie en declaratie: van zorg naar geld, zonder gepuzzel

De afspraak met de betaler als basis

Elke zorgvrager heeft één of meer indicaties (Wmo, Jeugdwet, Wlz, PGB of particulier). Aan elke indicatie hangt een contract: de toewijzing van de gemeente, de zorgovereenkomst bij PGB of een raamcontract met het zorgkantoor. De financieringskaart op het dossier toont per contract wie betaalt, welk document erbij hoort, welke prijs en frequentie gelden en of alles klaarstaat om te factureren, met een checklist die signaleert, nooit blokkeert. U uploadt het getekende contract en meldt de aanvang van zorg rechtstreeks vanuit het dossier. Een vast maandbedrag (arrangement) kan ook. Die financieringskaart staat in het zorgdossier onder Administratie › Financiering; het beheer van contracten, productcodes, maandafsluiting en declaraties doet u in het portaal Financieel.

Maandafsluiting: één knop voor alle betalers

De maandafsluiting stelt één vraag: wat moet er nog gebeuren om over deze maand betaald te krijgen? Acht controles, niet-afgeronde afspraken, open periodes, afgekeurde regels, incomplete financiering, verlopen indicaties, zorg zonder eenduidige indicatie, nagekomen uren en overschreden toewijzingen, en daarna één maandrun die per zorgvrager en geldstroom de conceptdeclaraties en -facturen klaarzet. Concepten zijn volledig te bewerken tot ze de deur uit gaan.

Eerlijke prijzen zonder dubbele administratie

De productcode is de prijstabel: code én tarief op één plek, gekoppeld aan het zorgaanbod. Stuurt de gemeente of het zorgkantoor een toewijzing of raamcontract met een eigen tarief, dan is dat automatisch leidend. Op een contractregel kunt u een frequentie vastleggen; de maandafsluiting waarschuwt als de geleverde zorg daar overheen gaat.

Wmo- en Jeugdwet-berichten (iWmo/iJw 3.2)

• 301-toewijzing importeren – Lees het toewijzingsbericht in en koppel het aan de indicatie; beantwoord met een 302.
• 305/307 aanvang en einde zorg – Meld start en stop vanuit het dossier; het retourbericht wordt ingelezen.
• 323-declaratie – Opgebouwd uit de geregistreerde zorg en de productcodes, gevalideerd tegen de officiële iStandaarden-schema's.
• 325-retour – Afgekeurde regels verschijnen als actiepunt in de maandafsluiting en gaan gecorrigeerd opnieuw de keten in.
• Berichtenlog – Elk bericht is terug te vinden met status en inhoud.

Dossier360 maakt de berichten; het indienen via VECOZO of het gemeenteportaal doet u zelf. Er is geen rechtstreekse koppeling. Wat er per geldstroom stap voor stap gebeurt staat op Berichtenverkeer Wmo en Berichtenverkeer Jeugdwet.

PGB en Wlz

• PGB-factuurrun – Facturen (PDF) in uw eigen huisstijl voor de budgethouder, op het tarief uit de zorgovereenkomst, plus een SVB-urenbriefje per zorgverlener.
• Wlz – Etmaalregistratie met CAK-aanvangsmelding en een declaratieoverzicht (CSV) dat u zelf overneemt in het portaal van het zorgkantoor. Geen AW319-bericht: dat maakt Dossier360 bewust niet zolang de recordlayout niet beschikbaar is.
• 18-jaar-signaal – Vandaag toont zes maanden vooraf welke zorgvragers van de Jeugdwet overgaan naar Wmo of Wlz.

Beide routes staan uitgeschreven op PGB-zorg: zorgovereenkomst, urenbriefje en factuur en Wlz-zorg: dossier en etmalenregistratie.

Vrij factureren: helemaal los van de zorgregistratie

Niet alles wat u factureert is zorg. Huur, servicekosten, maaltijden, vervoer, dagbesteding voor een andere organisatie of een doorbelasting aan derden: met de vrije factuur maakt u zelf een factuur op, regel voor regel, zonder dat er een indicatie of urenregistratie aan te pas komt.

• Zelf opmaken – Vrije regels met omschrijving, aantal en prijs; kies een ontvanger uit uw zorgvragers of typ een willekeurige geadresseerde.
• Btw per regel – De btw-tarieven (bijvoorbeeld 0%, 9% en 21%) stelt u zelf in en kiest u per factuurregel.
• Eigen huisstijl – Logo, kleuren en betaaltekst met uw IBAN en betaaltermijn op elke PDF.
• Eigen productcatalogus – Veelgebruikte eigen producten legt u vast als "vrije" productcode met prijs en btw, zodat een factuurregel één klik is.
• Dezelfde betaalketen – Ook vrije facturen doorlopen concept → verstuurd → herinnerd → aangemaand → betaald, en tellen mee in het maandoverzicht.

Betaald krijgen: en het ook zien

Elke factuur doorloopt een heldere keten: concept, definitief, verstuurd, zo nodig herinnerd of aangemaand, en uiteindelijk betaald of oninbaar. Declaraties volgen hun eigen keten met goedkeuring en retouren. Zo ziet de administratie in één oogopslag waar het geld staat. De periodecontrole zet afgesloten maanden op slot, zodat gedeclareerde uren niet stilletjes kunnen veranderen.