Facturatie en declaratie: van zorg naar geld, zonder gepuzzel

De afspraak met de betaler als basis

Elke zorgvrager heeft één of meer indicaties (Wmo, Jeugdwet, Wlz, PGB of particulier). De financieringskaart op het dossier toont per afspraak het complete beeld — wie betaalt, welk papier erbij hoort, welke prijs geldt, het urenbudget en of alles klaarstaat om te factureren — met een checklist die signaleert, nooit blokkeert. Meerdere financieringsvormen naast elkaar is geen probleem, en ook een vast maandbedrag (arrangement) kan.

Maandafsluiting: één knop voor alle betalers

De maandafsluiting stelt één vraag: wat moet er nog gebeuren om over deze maand betaald te krijgen? Vijf controles (niet-afgeronde afspraken, open periodes, retouren, incomplete financiering en nagekomen uren) en daarna één maandrun die per zorgvrager en geldstroom de conceptdeclaraties en -facturen klaarzet. Concepten zijn volledig te bewerken — regels toevoegen, aanpassen, verwijderen — tot ze de deur uit gaan.

Eerlijke prijzen zonder dubbele administratie

De productcode is de prijstabel: code én tarief op één plek, gekoppeld aan het zorgaanbod. Stuurt de gemeente of het zorgkantoor een toewijzing met een eigen tarief, dan is die automatisch leidend. Geen losse tarieventabellen om bij te houden.

Wmo- en Jeugdwet-berichtenketen (iWmo/iJw)

• 301-toewijzingen importeren – Lees toewijzingsberichten van de gemeente in en koppel ze aan de indicatie.
• 303-declaraties opstellen – Declaratieregels worden opgebouwd uit de geregistreerde zorg en productcodes.
• 305/307-retourverwerking – Afgekeurde regels verschijnen als actiepunt in de maandafsluiting en gaan gecorrigeerd opnieuw de keten in.
• Berichtenlog – Elk bericht is terug te vinden met status en inhoud.

PGB en Wlz

• PGB-factuurrun – Facturen (PDF) in uw eigen huisstijl voor de budgethouder of SVB, op het tarief uit de zorgovereenkomst.
• Wlz-etmalen – Etmaalregistratie met AW319-aanlevering en CAK-aanvangsmelding.
• 18-jaar-signaal – Automatische signalering bij de overgang van Jeugdwet naar Wmo of Wlz.

Vrij factureren — helemaal los van de zorgregistratie

Niet alles wat u factureert is zorg. Huur, servicekosten, maaltijden, vervoer, dagbesteding voor een andere organisatie of een doorbelasting aan derden: met de vrije factuur maakt u zelf een factuur op, regel voor regel, zonder dat er een indicatie of urenregistratie aan te pas komt.

• Zelf opmaken – Vrije regels met omschrijving, aantal en prijs; kies een ontvanger uit uw zorgvragers of typ een willekeurige geadresseerde.
• Btw per regel – De btw-tarieven (bijvoorbeeld 0%, 9% en 21%) stelt u zelf in en kiest u per factuurregel.
• Eigen huisstijl – Logo, kleuren en betaaltekst met uw IBAN en betaaltermijn op elke PDF.
• Eigen productcatalogus – Veelgebruikte eigen producten legt u vast als "vrije" productcode met prijs en btw, zodat een factuurregel één klik is.
• Dezelfde betaalketen – Ook vrije facturen doorlopen concept → verstuurd → herinnerd → aangemaand → betaald, en tellen mee in het maandoverzicht.

Betaald krijgen — en het ook zien

Elke factuur doorloopt een heldere keten: concept, definitief, verstuurd, zo nodig herinnerd of aangemaand, en uiteindelijk betaald. Declaraties volgen hun eigen keten met goedkeuring en retouren. Zo ziet de administratie in één oogopslag waar het geld staat. De periodecontrole zet afgesloten maanden op slot, zodat gedeclareerde uren niet stilletjes kunnen veranderen.