Het verwantenportaal: per verwant bepalen wat er gedeeld wordt

Wat verwanten kunnen zien

• Overzicht – Naam, leeftijd, locatie en een korte stand van zaken. Onderdelen die niet gedeeld worden, staan hier ook genoemd, met wie de verwant daarover kan benaderen.
• Rapportages – Alleen afgeronde en niet-vertrouwelijke rapportages, met de stemming van de dag.
• Agenda – Afspraken en zorgmomenten, desgewenst zonder de notities bij een afspraak.
• Medicatie – Alleen naam, dosering en tijd, of volledig met voorschrijver, apotheek en instructies.
• Doelen – Lopende doelen uit het begeleidingsplan. De interventies van het team blijven intern.
• Documenten – Niet-vertrouwelijke documenten, te downloaden.

Drie lagen: organisatie, zorgvrager en verwant

Wat een verwant ziet, volgt uit drie lagen. Onder Instellingen → Verwantenportaal legt de organisatie vast wat er maximaal gedeeld mag worden. Per zorgvrager kan dat verder worden beperkt. En per verwant stelt u een deelprofiel in. Een onderdeel is alleen zichtbaar als alle drie de lagen het toestaan: wat de organisatie uitzet, kan een begeleider niet per dossier weer aanzetten. Zo'n onderdeel staat in de lagen eronder grijs, met de reden erbij.

Elk scherm laat in gewone woorden zien wat de verwant uiteindelijk te zien krijgt, zodat u geen vinkjes in uw hoofd hoeft te combineren. De instellingenpagina toont ook voor welke verwanten nog geen deelprofiel is gekozen.

Rolsjablonen als startpunt

Bij een verwant kiest u een sjabloon: wettelijk vertegenwoordiger, meelezende naaste of alleen contact (wel in het dossier, geen toegang tot het portaal). Het sjabloon vult de keuzes; wijkt u daarna af, dan heet het profiel aangepast. Een sjabloon wordt gekopieerd, niet gekoppeld: wie later een sjabloon wijzigt, verandert niet ongemerkt wat bestaande verwanten zien.

Wie leest er mee?

Tijdens het schrijven van een rapportage ziet de begeleider een balk met de verwanten die de rapportage kunnen lezen zodra die is afgerond. Direct ernaast staat het vinkje Vertrouwelijk: daarmee blijft deze ene rapportage buiten het portaal. Wie weet dat de zus meeleest, schrijft anders.

Wat altijd intern blijft

Concepten en vertrouwelijk gemarkeerde stukken gaan nooit naar het portaal. De Wzd-module, incidenten, IGJ-meldingen, de risicoanalyse, metingen, financiering en interne notities zitten er niet in. Rapportages over onvrijwillige zorg of over een ongewenst voorval (val, agressie, medicatiefout) gaan standaard niet mee; dat kan alleen per verwant bewust worden aangezet, bijvoorbeeld voor een wettelijk vertegenwoordiger.

Eerlijk over wat niet gedeeld wordt

Een verwant die een onderdeel niet ziet, zou kunnen denken dat er niets te melden is. Daarom toont het portaal geen leeg scherm, maar de mededeling dat er is afgesproken wat gedeeld wordt, en dat de verwant met vragen contact kan opnemen met de begeleider.

Gebaseerd op vastgelegde toestemming

Het portaal staat per zorgvrager aan of uit en is gekoppeld aan de AVG-toestemming voor het verwantenportaal in het zorgdossier. Is de toestemming niet verleend of ingetrokken, dan is het portaal direct onbereikbaar, ook voor verwanten die al een account hebben.

Uitnodigen en beheren

Onder Administratie → Contactpersonen voegt u een verwant toe en stuurt u een uitnodiging. De verwant ontvangt die per e-mail, met een persoonlijke registratielink die zeven dagen geldig is. Is de verwant al contactpersoon in het dossier, dan blijft het één persoon. De verwant logt in via elke webbrowser, geen app nodig, en ziet daar de naam en het logo van uw organisatie. Vanaf dezelfde plek opent u het portaal om te zien wat verwanten krijgen, en trekt u een uitnodiging in of zet u een verwant uit.

Privacy en beveiliging

Gegevens van verwanten worden versleuteld opgeslagen. Elke inzage in het portaal wordt per onderdeel gelogd in het activiteitenlogboek, zodat u ook richting de zorgvrager kunt verantwoorden wie wat heeft gezien.