IGJ-meldingen: van incident tot afgehandeld dossier
Het volledige IGJ-meldproces in één systeem. Melden, onderzoeken, rapporteren en indienen. Met termijnbewaking die voor je meedenkt.
De belangrijkste onderdelen
Drie werkdagen termijnbewaking
Bij het aanmaken van een melding start de klok. Dossier360 berekent de deadline (drie werkdagen), stuurt waarschuwingen per e-mail, chat en notificatie, en escaleert bij overschrijding.
Compleet onderzoeksproces
Intern of extern onderzoek met team, omvang, methode, bevindingen, root cause analyse, conclusies en actiepunten. Van start tot afronding vastgelegd.
Indienen bij IGJ met een klik
Genereer een wachtwoordbeveiligd PDF-rapport en dien het in bij de IGJ. Het dossier wordt automatisch afgesloten en de status historie legt alles vast.
Overzicht met status en termijnen
Alle IGJ-meldingen in een overzicht. Filter op status (concept, gemeld bij IGJ, onderzoek lopend, afgesloten), type (calamiteit, geweldsincident, overlijden, overig) en ernst. Per melding zie je de referentie, een samenvatting, het type, de status, ernst, meldingsdatum, toegewezen onderzoeker en de IGJ-markering. Zoek op tekst en sorteer op elke kolom.
Meldingsdetail met termijnwaarschuwing
Open een melding en je ziet direct of de termijn dreigt te verlopen. Een rode banner toont hoeveel dagen je nog hebt of dat de meldtermijn is overschreden, met verwijzing naar Art. 20 Wzd. Daaronder het gekoppelde incident, de algemene informatie, betrokkenen, omschrijving en directe maatregelen. Met een klik de status wijzigen naar "Melden bij IGJ".
Onderzoek: van bevindingen tot root cause
Start een intern of extern onderzoek. Wijs een onderzoeksteam aan, definieer de onderzoeksomvang en methode. Leg bevindingen vast, voer een oorzaakanalyse (root cause) uit, documenteer bijdragende factoren en formuleer conclusies. Stel corrigerende, preventieve en verbetermaatregelen op met verantwoordelijke en deadline.
Eindrapport opstellen en indienen
Stel het eindrapport op met samenvatting, gedetailleerde bevindingen, tijdlijn, corrigerende maatregelen en verantwoordelijke partijen. Wanneer het rapport klaar is, genereer je een wachtwoordbeveiligd PDF-bestand en dien je het in bij de IGJ. Het dossier wordt automatisch afgesloten.
PDF genereren en indienen bij IGJ
Beveilig het PDF-rapport met je wachtwoord en een apart wachtwoord voor het bestand. De PDF bevat alles: meldingsdetails, zorgvragergegevens, gekoppeld incident, WZD-context, tijdlijn, onderzoek met alle bevindingen, eindrapport en het wettelijk kader. Inclusief NEN 7513 audittrail. Met een klik ingediend bij de IGJ.
Volledige status historie
Elke stap in het proces wordt vastgelegd in de tijdlijn: ingediend bij IGJ, onderzoek gestart, bevestiging ontvangen, onderzoek afgerond, eindrapport opgesteld en goedgekeurd, eindrapport ingediend, melding afgesloten. Met datum en verantwoordelijke bij elke stap. Onwijzigbaar voor compliance.
Documenten uploaden
Upload ondersteunende documenten per melding: onderzoeksrapporten, foto's, correspondentie. Sleep bestanden of klik om te uploaden. Kies het documenttype en de bestanden worden permanent gekoppeld aan de IGJ-melding.
Het systeem denkt mee met je deadlines
Drie werkdagen. Dat is de wettelijke termijn om een calamiteit te melden bij de IGJ. Dossier360 bewaakt die termijn voor je.
Automatische deadline
Bij het aanmaken van een melding berekent het systeem de deadline: drie werkdagen na het incident, weekenden uitgesloten. De klok tikt automatisch.
Progressieve waarschuwingen
Drie dagen voor de deadline ontvang je de eerste melding. Daarna elke dag opnieuw. Na de deadline escaleren de waarschuwingen: een dag te laat, drie dagen, een week, twee weken. Per e-mail, chat en in-app notificatie.
Automatisch afgesloten bij indiening
Zodra je de melding indient bij de IGJ wordt de deadline automatisch als voltooid gemarkeerd. Alle openstaande waarschuwingen stoppen. De status historie legt vast wanneer en door wie.
Gekoppeld aan de rest van het systeem
Vanuit incidenten
Een ernstig incident leidt automatisch tot een IGJ-melding. De gegevens worden overgenomen: type, ernst, beschrijving en betrokkenen. Geen dubbel werk, directe koppeling.
Vanuit WZD
WZD-gerelateerde meldingen worden gekoppeld aan het WZD-dossier. Het maatregeltype, de huidige stap en de beoordelingsdatum zijn direct beschikbaar in het IGJ-rapport en de PDF.
Compliance dashboard
Het systeem controleert automatisch of meldingen op tijd zijn ingediend, of onderzoeken binnen dertig dagen zijn gestart en of afgesloten dossiers een eindrapport hebben. Conform ISO 27001 en Wkkgz.
Andere functionaliteiten
Klaar om meer tijd voor zorg te hebben?
Plan een kennismakingsgesprek van dertig minuten. Geen verkoopverhaal, wel een eerlijk gesprek over jouw situatie.