IGJ-meldingen: Correct melden bij de Inspectie

Wanneer moet u melden bij de IGJ?

Dossier360 ondersteunt vijf meldingstypen:

• Calamiteit – Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die tot de dood of ernstig schadelijk gevolg voor de zorgvrager heeft geleid.
• Geweld in de zorgrelatie – Seksueel grensoverschrijdend gedrag, mishandeling, uitbuiting of verwaarlozing door een zorgverlener.
• Gedwongen zorg – Meldingen in het kader van de Wet zorg en dwang.
• Overlijden – Overlijden dat mogelijk samenhangt met de verleende zorg.
• Anders – Overige meldplichtige situaties.

Per melding kunt u een ernstniveau aangeven: laag, gemiddeld, hoog of kritiek.

Het meldformulier

Elke melding krijgt automatisch een uniek referentienummer (IGJ-YYYY-NNNN). Het formulier leidt u stap voor stap door de registratie:

• Basisgegevens – Meldingstype, incidentdatum en eventueel gekoppelde zorgvrager.
• Beschrijving – Gedetailleerde omschrijving van het voorval.
• Directe maatregelen – Welke maatregelen zijn onmiddellijk genomen.
• Preventieve maatregelen – Hoe wordt herhaling voorkomen.
• Koppeling met incident – Koppel de melding direct aan een geregistreerd incident.
• Koppeling met WZD-dossier – Koppel de melding aan een lopend Wzd-traject.

Termijnbewaking

Calamiteiten moeten binnen drie werkdagen worden gemeld bij de IGJ. Dossier360 berekent automatisch de deadline (exclusief weekenden) en toont de resterende tijd. Het systeem stuurt automatisch signaleringen op 7, 5 en 3 dagen voor de deadline via:

• E-mail aan betrokken medewerkers
• Notificatie in het systeem
• Chatbericht in de berichtenmodule

Elke signalering wordt eenmalig verstuurd per drempel, zodat u niet dubbel wordt gewaarschuwd.

Workflow: van concept tot afsluiting

Elke IGJ-melding doorloopt een helder traject:

• Concept – De melding is aangemaakt en kan worden bewerkt.
• Gemeld bij IGJ – De melding is ingediend. De incidentgegevens worden vergrendeld.
• Bevestigd door IGJ – De IGJ heeft de ontvangst bevestigd.
• In onderzoek – Het onderzoek is gestart. Een eventueel uitstelverzoek kan worden ingediend.
• Rapport ingediend – Het eindrapport is ingediend bij de IGJ.
• Afgesloten – De melding is volledig afgehandeld.

Bij elke statusovergang wordt u begeleid met de aanbevolen vervolgstap.

Onderzoeksregistratie

Per melding registreert u één of meerdere onderzoeken:

• Type – Intern onderzoek, extern onderzoek of IGJ-onderzoek.
• Onderzoeksgegevens – Startdatum, scope, bevindingen, conclusies en aanbevelingen.
• Verantwoordelijke – Wijs een onderzoeksleider toe.
• Acties – Leg corrigerende, preventieve en verbeterende maatregelen vast met verantwoordelijke en deadline.

Eindrapport

Na afronding van het onderzoek stelt u een eindrapport op met een samenvatting en gedetailleerde bevindingen. Het rapport kan vervolgens worden ingediend bij de IGJ. Eventuele feedback van de IGJ wordt vastgelegd voordat de melding definitief wordt afgesloten.

Documenten

Upload relevante documenten bij een melding: onderzoeksrapporten, verklaringen, foto's, brieven, e-mails of notities. Alle documenten worden gekoppeld aan de betreffende melding.

Dashboard en overzicht

Het dashboard toont in één oogopslag het totaal aantal meldingen, het aantal concepten en de deadlinestatus (verlopen, urgent, waarschuwing, op tijd). Bekijk alle meldingen in een overzichtelijke lijst en filter op status, type of ernstniveau.