IGJ-meldingen: correct en op tijd melden bij de Inspectie

Wanneer moet u melden bij de IGJ?

Dossier360 ondersteunt vijf meldingstypen:

• Calamiteit – Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die tot de dood of ernstig schadelijk gevolg voor de zorgvrager heeft geleid.
• Geweld in de zorgrelatie – Seksueel grensoverschrijdend gedrag, mishandeling, uitbuiting of verwaarlozing door een zorgverlener.
• Gedwongen zorg – Meldingen in het kader van de Wet zorg en dwang.
• Overlijden – Overlijden dat mogelijk samenhangt met de verleende zorg.
• Anders – Overige meldplichtige situaties.

Per melding geeft u een ernstniveau aan: laag, gemiddeld, hoog of kritiek.

Het meldformulier

Elke melding krijgt automatisch een uniek referentienummer (IGJ-JJJJ-NNNN). Een melding start u ook rechtstreeks vanuit een geregistreerd incident; de gegevens worden overgenomen. Het formulier leidt u stap voor stap door de registratie:

• Basisgegevens – Meldingstype, incidentdatum en eventueel gekoppelde zorgvrager.
• Beschrijving – Gedetailleerde omschrijving van het voorval.
• Directe maatregelen – Welke maatregelen zijn onmiddellijk genomen.
• Preventieve maatregelen – Hoe wordt herhaling voorkomen.
• Koppeling met incident – De melding hangt aan het geregistreerde incident.
• Koppeling met Wzd-dossier – Koppel de melding aan een lopend Wzd-traject.

Termijnbewaking

Calamiteiten moeten binnen drie werkdagen worden gemeld. Dossier360 berekent de deadline (weekenden tellen niet mee) en toont de resterende tijd. Vanaf drie dagen vóór de deadline tot twee weken erna ontvangen de betrokken medewerkers dagelijks een waarschuwing via:

• E-mail
• Een notificatie in het systeem
• Een chatbericht in de berichtenmodule

Na de melding bewaakt het systeem de termijn van acht weken voor het onderzoeksrapport (Wkkgz). Elke waarschuwing wordt per dag één keer verstuurd.

Workflow: van concept tot afsluiting

• Concept – De melding is aangemaakt en kan worden bewerkt.
• Gemeld bij IGJ – Ingediend; u legt het IGJ-kenmerk vast en de incidentgegevens worden vergrendeld.
• Bevestigd door IGJ / aanvullende informatie nodig – De reactie van de Inspectie.
• In onderzoek – Het onderzoek loopt; uitstel aanvragen is een eigen status.
• Rapport concept en rapport ingediend – Het eindrapport wordt opgesteld en ingediend.
• Feedback IGJ, afgerond, afgesloten – De terugkoppeling van de Inspectie wordt vastgelegd voordat de melding definitief sluit.

Bij elke statusovergang noteert u een toelichting; de statushistorie blijft zichtbaar.

Onderzoeksregistratie

Per melding registreert u één of meerdere onderzoeken:

• Type – Intern onderzoek, extern onderzoek of IGJ-onderzoek.
• Onderzoeksgegevens – Startdatum, scope, bevindingen, conclusies en aanbevelingen.
• Verantwoordelijke – Wijs een onderzoeksleider toe.
• Acties – Leg corrigerende, preventieve en verbeterende maatregelen vast met verantwoordelijke en deadline.

Eindrapport

Na afronding van het onderzoek stelt u een eindrapport op met een samenvatting en gedetailleerde bevindingen. Het rapport dient u vervolgens in bij de IGJ. Eventuele feedback van de IGJ wordt vastgelegd voordat de melding definitief wordt afgesloten.

Documenten

Upload relevante documenten bij een melding: onderzoeksrapporten, verklaringen, foto's, brieven, e-mails of notities. Alle documenten worden gekoppeld aan de betreffende melding. De melding zelf exporteert u als PDF.

Dashboard en overzicht

Het dashboard toont in één oogopslag het totaal aantal meldingen, het aantal concepten en de deadlinestatus (verlopen, urgent, waarschuwing, op tijd). Bekijk alle meldingen in een overzichtelijke lijst en filter op status, type of ernstniveau.