Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen, telkens met een hoofdletter geschreven, gebruikt in de hierna omschreven betekenis, in zowel enkelvoud als meervoud.

Aanvullende Module: een door Klant naast het Basispakket afgenomen module van Dossier360, zoals vastgelegd in de Hoofdovereenkomst.
AI-functionaliteit: de functionaliteit binnen de Dienst waarmee met behulp van een taalmodel van een AI-provider concepten en voorstellen worden gegenereerd, waaronder concept-rapportages en concept-incidentmeldingen (in de Dienst aangeduid als “Vera”). De AI-functionaliteit staat standaard uitgeschakeld.
AI-provider: de aanbieder van het taalmodel of de vergelijkbare AI-dienst waarvan de AI-functionaliteit gebruikmaakt, door Klant gekozen en door Klant geconfigureerd in de instellingen van de Dienst.
Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden van Leverancier.
AVG: Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Basispakket: het door Klant gekozen basispakket van Dossier360, zoals vastgelegd in de Hoofdovereenkomst.
Bevoegde Gebruiker: een door Klant geautoriseerde gebruiker die namens Klant van de Dienst gebruikmaakt.
Dienst: de softwaredienst Dossier360, beschikbaar als Software-as-a-Service via internet, inclusief de daarbij behorende ondersteuning, updates en aanvullende dienstverlening zoals overeengekomen in de Hoofdovereenkomst.
Documentatie: de door Leverancier ter beschikking gestelde gebruikersdocumentatie behorende bij de Dienst.
Dossier360: het softwareplatform Dossier360, eigendom van Leverancier.
Hoofdovereenkomst: de overeenkomst tussen Klant en Leverancier betreffende het gebruik van de Dienst, waaraan deze Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst onlosmakelijk zijn verbonden.
Klant: de wederpartij van Leverancier bij de Hoofdovereenkomst, niet zijnde een consument.
Leverancier: GinkelSoft, handelend onder de naam Dossier360, gevestigd te Gorredijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72729236, btw-identificatienummer NL106994566B02.
Persoonsgegevens: alle gegevens als bedoeld in artikel 4 onder 1 AVG die door Leverancier worden verwerkt namens Klant in het kader van de Dienst.
Proefmaand: de eerste maand van de Hoofdovereenkomst, gerekend vanaf de ingangsdatum. Deze maand is kosteloos en Klant kan de Hoofdovereenkomst gedurende die maand opzeggen conform artikel 15.1.
Pseudonimisering: de door de Dienst uitgevoerde geautomatiseerde redactie waarbij herkende persoonsgegevens in een tekst worden vervangen door neutrale labels voordat die tekst aan de AI-provider wordt verzonden.
SLA: de bij de Hoofdovereenkomst gevoegde of daarin opgenomen Service Level Agreement, waarin de afgesproken serviceniveaus zijn vastgelegd.
Toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere op grond van de AVG bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Verwerkersovereenkomst: de tussen Partijen gesloten verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG.
Zorgvrager: een natuurlijke persoon aan wie Klant zorg, begeleiding of dienstverlening biedt en wiens gegevens worden verwerkt in Dossier360.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Leverancier en Klant betreffende de Dienst, alsmede op alle daarmee samenhangende rechtsbetrekkingen.

2.2 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3 Afwijkingen van of aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen en hebben uitsluitend betrekking op de specifieke overeenkomst waarvoor zij zijn overeengekomen.

2.4 Indien een of meer bepalingen van deze Algemene Voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg over een vervangende bepaling die qua strekking zoveel mogelijk overeenkomt met de oorspronkelijke bepaling.

Artikel 3. Aanbiedingen en totstandkoming

3.1 Alle aanbiedingen en offertes van Leverancier zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig (30) dagen na dagtekening, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

3.2 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant de aanbieding van Leverancier schriftelijk of per e-mail aanvaardt, dan wel op het moment dat Leverancier daadwerkelijk een aanvang maakt met de uitvoering van de Dienst.

3.3 Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens haar aan Leverancier verstrekte gegevens waarop Leverancier haar aanbieding baseert.

Artikel 4. Aard van de Dienst

4.1 Leverancier stelt de Dienst aan Klant ter beschikking als Software-as-a-Service. Klant en haar Bevoegde Gebruikers benaderen de Dienst via internet. De Dienst wordt niet als installeerbare software (on-premise) geleverd.

4.2 De omvang en samenstelling van de aan Klant geleverde Dienst, waaronder het Basispakket en eventuele Aanvullende Modules, is vastgelegd in de Hoofdovereenkomst.

4.3 Leverancier behoudt zich het recht voor de Dienst van tijd tot tijd door te ontwikkelen, uit te breiden, aan te passen of te wijzigen, mits het functionele niveau van de Dienst daardoor in materieel opzicht niet vermindert. Leverancier informeert Klant tijdig over wezenlijke wijzigingen.

4.4 Leverancier spant zich in om de Dienst beschikbaar te houden conform het bepaalde in de SLA. Leverancier garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid en is gerechtigd de Dienst tijdelijk buiten gebruik te stellen of het gebruik daarvan te beperken voor zover dit voor noodzakelijk onderhoud, updates of beveiliging vereist is.

Artikel 5. Gebruiksrecht en gebruiksbeperkingen

5.1 Leverancier verleent Klant gedurende de looptijd van de Hoofdovereenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Dienst te gebruiken voor de eigen interne bedrijfsvoering van Klant en uitsluitend ten behoeve van het primaire doel van de Dienst, zijnde het voeren van zorgvragerdossiers en de daarmee samenhangende administratie.

5.2 Klant zal de Dienst uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de Documentatie, deze Algemene Voorwaarden, de Hoofdovereenkomst en de toepasselijke wet- en regelgeving.

5.3 Het is Klant niet toegestaan om:

a. de Dienst geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking te stellen, te verhuren, in licentie te geven of anderszins commercieel te exploiteren;
b. de Dienst, of onderdelen daarvan, te decompileren, te reverse-engineeren of de broncode te benaderen, behoudens voor zover dwingend recht zulks toelaat;
c. veiligheidsvoorzieningen te omzeilen of pogingen daartoe te ondernemen;
d. de Dienst te gebruiken op een wijze die de werking, de beschikbaarheid of de veiligheid voor andere gebruikers nadelig kan beïnvloeden;
e. via de Dienst onrechtmatige of strafbare gegevens of inhoud te verwerken of te verspreiden.

5.4 Klant is verantwoordelijk voor de handelingen van haar Bevoegde Gebruikers en draagt er zorg voor dat zij op de hoogte zijn van de uit deze Algemene Voorwaarden voortvloeiende verplichtingen.

5.5 Klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van de toegangsgegevens van haar Bevoegde Gebruikers, waaronder het toepassen van tweefactorauthenticatie waar Leverancier dit aanbiedt. Misbruik van toegangsgegevens komt voor rekening en risico van Klant.

Artikel 5a. AI-functionaliteit

5a.1 De Dienst bevat AI-functionaliteit. Deze staat standaard uitgeschakeld en wordt uitsluitend geactiveerd doordat een daartoe bevoegde beheerder van Klant de AI-functionaliteit in de instellingen van de Dienst inschakelt. Door activering aanvaardt Klant de in dit artikel opgenomen voorwaarden voor het gebruik daarvan. De Dienst vraagt de beheerder bij activering om deze aanvaarding uitdrukkelijk te bevestigen; die bevestiging wordt, met datum, tijdstip, gebruikersaccount en de versie van deze Algemene Voorwaarden, vastgelegd in het activiteitenlogboek van de Dienst.

5a.2 Voor de AI-functionaliteit kiest en configureert Klant zelf een AI-provider, waaronder het endpoint, het model en de API-sleutel. Klant sluit zelf de benodigde overeenkomsten met de AI-provider, waaronder, voor zover vereist, een verwerkersovereenkomst, en staat in voor de naleving van hoofdstuk V AVG indien de AI-provider persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt. De AI-provider is geen hulppersoon of sub-verwerker van Leverancier, behoudens het geval dat Klant gebruikmaakt van een door Leverancier beschikbaar gestelde standaardconfiguratie; in dat geval is de betreffende AI-provider als Sub-verwerker opgenomen in Bijlage C van de Verwerkersovereenkomst. Klant komt met de AI-provider ten minste overeen dat de ingevoerde gegevens niet worden gebruikt voor het trainen of anderszins verbeteren van modellen van de AI-provider of van derden, en dat deze gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van de gevraagde verwerking.

5a.3 Voordat tekst aan de AI-provider wordt verzonden, past de Dienst Pseudonimisering toe en toont de Dienst de gepseudonimiseerde tekst ter controle aan de Bevoegde Gebruiker. Verzending vindt uitsluitend plaats na uitdrukkelijke bevestiging door de Bevoegde Gebruiker.

5a.4 De Pseudonimisering betreft een inspanningsverplichting en werkt op basis van geautomatiseerde herkenning. Leverancier garandeert niet dat alle persoonsgegevens of tot personen herleidbare gegevens worden herkend en vervangen. Klant draagt er zorg voor dat haar Bevoegde Gebruikers de getoonde gepseudonimiseerde tekst vóór verzending daadwerkelijk controleren en waar nodig aanpassen. Klant en haar Bevoegde Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de tekst die zij invoeren en ter verzending bevestigen; Leverancier heeft op die invoer geen invloed en staat daarvoor niet in.

5a.5 Door de AI-functionaliteit gegenereerde uitvoer is uitsluitend een concept of voorstel en vormt geen medisch of zorginhoudelijk advies. De Bevoegde Gebruiker beoordeelt, corrigeert en accordeert de uitvoer voordat deze in het dossier wordt opgeslagen. Klant blijft volledig verantwoordelijk voor de inhoud van haar dossiers, ook waar deze geheel of gedeeltelijk met behulp van de AI-functionaliteit tot stand is gekomen.

5a.6 Klant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het gebruik van de AI-functionaliteit, waaronder het waarborgen van een verwerkingsgrondslag, het informeren van Zorgvragers en andere betrokkenen en het waar vereist uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).

5a.7 Onverminderd artikel 13 is Leverancier niet aansprakelijk voor schade die geheel of gedeeltelijk voortvloeit uit: (a) de inhoud van door Klant of haar Bevoegde Gebruikers ingevoerde of ter verzending bevestigde tekst; (b) persoonsgegevens of andere gegevens die ondanks de Pseudonimisering en de in artikel 5a.3 bedoelde controlestap aan de AI-provider zijn verstrekt; (c) het handelen of nalaten van, de beschikbaarheid van of de verwerking van gegevens door de AI-provider; of (d) de inhoud van door de AI-functionaliteit gegenereerde uitvoer.

5a.8 Leverancier zorgt ervoor dat door de AI-functionaliteit gegenereerde uitvoer in de Dienst als zodanig herkenbaar is. Klant geldt voor het gebruik van de AI-functionaliteit als gebruiksverantwoordelijke in de zin van Verordening (EU) 2024/1689 (AI-verordening) en draagt er in dat kader zorg voor dat haar Bevoegde Gebruikers over een toereikend niveau van AI-geletterdheid beschikken en geïnstrueerd zijn over het juiste gebruik van de AI-functionaliteit, waaronder de in artikel 5a.5 bedoelde controle van de uitvoer.

Artikel 6. Implementatie en training

6.1 Indien dit in de Hoofdovereenkomst is overeengekomen, biedt Leverancier implementatieondersteuning en training aan Klant. De omvang en het tarief van deze diensten zijn vastgelegd in de Hoofdovereenkomst.

6.2 Klant is zelf verantwoordelijk voor de inrichting van haar interne werkprocessen, voor de adoptie van de Dienst binnen haar organisatie en voor het opleidingsniveau van haar Bevoegde Gebruikers, ook na een door Leverancier verzorgde training.

6.3 Indien Klant aanvullende of voortdurende ondersteuning of begeleiding wenst die buiten het overeengekomen pakket valt, kan deze door Leverancier op nacalculatiebasis worden verzorgd, conform de op dat moment geldende uurtarieven.

Artikel 7. Tarieven en betaling

7.1 Klant is aan Leverancier de in de Hoofdovereenkomst overeengekomen vergoeding verschuldigd. Tenzij anders aangegeven zijn alle bedragen vermeld in euro’s en exclusief omzetbelasting en eventuele andere van overheidswege opgelegde heffingen.

7.2 Tenzij anders overeengekomen wordt de vergoeding voor het gebruik van de Dienst maandelijks vooraf gefactureerd op basis van het aantal Zorgvragers dat in Dossier360 is geregistreerd, vermeerderd met de vergoeding voor eventuele Aanvullende Modules en eenmalige posten.

7.3 Betaling vindt plaats binnen dertig (30) dagen na factuurdatum, zonder enige korting, opschorting of verrekening, tenzij anders overeengekomen.

7.4 Bij overschrijding van de betaaltermijn is Klant van rechtswege in verzuim en is Klant de wettelijke handelsrente verschuldigd over het openstaande bedrag, alsmede de buitengerechtelijke incassokosten conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

7.5 Indien Klant na ingebrekestelling in verzuim blijft, is Leverancier gerechtigd de Dienst geheel of gedeeltelijk op te schorten totdat Klant aan haar betalingsverplichtingen heeft voldaan, zonder dat dit tot enige schadevergoedingsplicht voor Leverancier leidt.

7.6 Leverancier is gerechtigd de tarieven jaarlijks te indexeren conform de CBS-prijsindex Diensten, en daarnaast de tarieven aan te passen met inachtneming van een kennisgevingstermijn van ten minste zestig (60) dagen. Indien Klant niet kan instemmen met een tariefswijziging die uitstijgt boven de jaarlijkse indexatie, heeft Klant het recht de Hoofdovereenkomst tegen de datum van inwerkingtreding van de wijziging schriftelijk op te zeggen.

7.7 De Proefmaand is kosteloos. De eerste factuur heeft betrekking op de periode die aanvangt op de dag na afloop van de Proefmaand; over de Proefmaand zelf is Klant geen vergoeding verschuldigd, ook niet indien de Hoofdovereenkomst conform artikel 15.1 tegen het einde daarvan wordt opgezegd.

Artikel 8. Beschikbaarheid en onderhoud

8.1 Leverancier spant zich in de Dienst beschikbaar te houden conform de in de SLA opgenomen serviceniveaus.

8.2 Leverancier is gerechtigd onderhoud aan de Dienst uit te voeren. Gepland onderhoud wordt zoveel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd en ten minste vierentwintig (24) uur van tevoren aangekondigd via een door Leverancier aangewezen kanaal.

8.3 Spoedonderhoud, waaronder begrepen het verhelpen van beveiligingskwetsbaarheden, kan door Leverancier zonder voorafgaande aankondiging worden uitgevoerd. Leverancier informeert Klant achteraf zo spoedig mogelijk over de aard en de duur van het spoedonderhoud.

8.4 Niet-beschikbaarheid van de Dienst die het gevolg is van geplande of spoedeisende onderhoudswerkzaamheden, of van oorzaken die niet aan Leverancier kunnen worden toegerekend, telt niet mee bij de berekening van de beschikbaarheidspercentages onder de SLA.

Artikel 9. Support

9.1 Leverancier biedt support op de Dienst per e-mail en, voor zover dit in het overeengekomen pakket is opgenomen, telefonisch tijdens kantoortijden op werkdagen, behoudens algemeen erkende feestdagen.

9.2 Support omvat het beantwoorden van vragen over het gebruik van de Dienst en het verhelpen van gemelde gebreken in de werking van de Dienst. Onder support wordt niet verstaan: maatwerk, configuratie van de werkprocessen van Klant, gegevensherstel als gevolg van handelingen van Klant of opleiding.

9.3 Klant meldt gebreken via het door Leverancier aangewezen supportkanaal en verstrekt Leverancier daarbij alle redelijkerwijs benodigde informatie, waaronder een omschrijving van het gebrek en de wijze waarop het zich voordoet.

Artikel 10. Gegevensbescherming en beveiliging

10.1 Leverancier verwerkt in het kader van de Dienst Persoonsgegevens namens Klant. Op deze verwerking is de tussen Partijen gesloten Verwerkersovereenkomst van toepassing. De Verwerkersovereenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van de Hoofdovereenkomst.

10.2 Leverancier conformeert zich aan de norm NEN 7510 voor informatiebeveiliging in de zorg en streeft naar certificering volgens deze norm en ISO 27001.

10.3 Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de Verwerking, het informeren van Betrokkenen en de naleving van de overige op haar als verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen.

Artikel 11. Intellectueel eigendom

11.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op of in verband met de Dienst, Dossier360, de Documentatie en alle door Leverancier ontwikkelde software, ontwerpen, methodieken en andere materialen, berusten uitsluitend bij Leverancier of haar licentiegevers. Niets in de Hoofdovereenkomst of deze Algemene Voorwaarden strekt tot een overdracht van deze rechten.

11.2 De gegevens die door of namens Klant in de Dienst worden ingevoerd of gegenereerd, waaronder Persoonsgegevens en zorgvragerdossiers, blijven eigendom van Klant respectievelijk de rechthebbende daarvan. Leverancier verkrijgt geen eigendomsrechten op deze gegevens.

11.3 Klant verleent Leverancier een beperkt gebruiksrecht op de in artikel 11.2 bedoelde gegevens, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de levering van de Dienst en in overeenstemming met de Verwerkersovereenkomst.

11.4 Klant zal aan derden die haar rechten op de Dienst betwisten geen toegang verlenen tot de Dienst of de Documentatie en zal Leverancier zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis stellen van een dergelijke betwisting.

Artikel 12. Vertrouwelijkheid

12.1 Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Hoofdovereenkomst van elkaar ontvangen of waarvan zij kennis nemen, vertrouwelijk en zullen deze niet aan derden openbaar maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.

12.2 Onder vertrouwelijke informatie wordt mede verstaan: technische, commerciële, financiële en operationele informatie, alsmede de inhoud van de Hoofdovereenkomst en de daarin opgenomen tarieven.

12.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die: aantoonbaar reeds publiek bekend was; rechtmatig van een derde is verkregen zonder geheimhoudingsplicht; door de ontvangende Partij zelfstandig is ontwikkeld zonder gebruikmaking van vertrouwelijke informatie van de andere Partij; of waarvan openbaarmaking op grond van een rechterlijk bevel of een wettelijke verplichting vereist is, in welk geval de Partij de andere Partij voorafgaand schriftelijk informeert.

12.4 De geheimhoudingsplicht blijft van kracht gedurende vijf (5) jaar na beëindiging van de Hoofdovereenkomst.

Artikel 13. Aansprakelijkheid

13.1 De aansprakelijkheid van Leverancier jegens Klant uit hoofde van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Hoofdovereenkomst, uit onrechtmatige daad of uit enige andere hoofde, is per gebeurtenis dan wel een reeks van samenhangende gebeurtenissen beperkt tot vergoeding van directe schade.

13.2 De totale aansprakelijkheid van Leverancier voor directe schade is per kalenderjaar beperkt tot het laagste van de volgende twee bedragen: (a) het bedrag dat Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Leverancier heeft betaald op grond van de Hoofdovereenkomst, exclusief omzetbelasting; of (b) een bedrag van vijftigduizend euro (€ 50.000,-). Deze cap geldt onverkort voor schade die verband houdt met de bescherming van Persoonsgegevens, behoudens voor zover dwingend recht zich daartegen verzet.

13.3 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, en redelijke kosten gemaakt ter verkrijging van voldoening buiten rechte.

13.4 Aansprakelijkheid van Leverancier voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill en schade door bedrijfsstagnatie is uitgesloten. Schade die het gevolg is van verlies, vermissing, verwisseling of vermenging van gegevens valt onder de reikwijdte van de in artikel 13.2 opgenomen cap, voor zover deze schade rechtstreeks is toe te rekenen aan een toerekenbare tekortkoming van Leverancier en niet onder een uitsluiting van artikel 13.5 valt.

13.5 Onverminderd het bepaalde in artikel 13.2 is Leverancier niet aansprakelijk voor schade die geheel of gedeeltelijk het gevolg is van:

a. handelingen, nalaten of configuratie van Klant of haar Bevoegde Gebruikers;
b. onjuiste, onvolledige of onbevoegde invoer of bewerking van gegevens door Klant of haar Bevoegde Gebruikers;
c. het niet of niet tijdig melden door Klant van een gebrek of incident overeenkomstig artikel 13.8;
d. handelingen of nalaten van derden waarvoor Klant verantwoordelijk is, waaronder begrepen door Klant ingeschakelde leveranciers en door Klant aangewezen integraties of koppelingen;
e. het niet naleven door Klant van de in artikel 5 opgenomen gebruiksbeperkingen of van de Documentatie;
f. een omstandigheid die voor risico van Klant komt op grond van wet of de Hoofdovereenkomst;
g. het gebruik van de AI-functionaliteit als bedoeld in artikel 5a, waaronder de inhoud van door de AI-functionaliteit gegenereerde uitvoer en gegevens die ondanks de Pseudonimisering en de controlestap aan de AI-provider zijn verstrekt;
h. het handelen of nalaten van de door Klant gekozen AI-provider.

13.6 Klant draagt gedurende de looptijd van de Hoofdovereenkomst zorg voor een passende bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk en gangbaar is, een cyberrisicoverzekering, met dekking die in redelijke verhouding staat tot de aard en omvang van haar bedrijfsvoering en de aard van de gegevens die zij in de Dienst verwerkt. De aansprakelijkheid van Leverancier is uitgesloten tot het bedrag waarvoor Klant feitelijk verzekerd is, dan wel waarvoor Klant op grond van de eerste volzin redelijkerwijs verzekerd had behoren te zijn.

13.7 Voor schade die het gevolg is van een handeling of nalaten van een door Leverancier ingeschakelde Sub-verwerker is de aansprakelijkheid van Leverancier jegens Klant beperkt tot het bedrag dat Leverancier voor de betreffende schade daadwerkelijk op die Sub-verwerker kan verhalen, en in elk geval nooit hoger dan de in artikel 13.2 opgenomen cap.

13.8 Klant kan slechts aanspraak maken op schadevergoeding indien zij cumulatief aan de volgende voorwaarden voldoet:

a. Klant heeft de schade en de oorzaak daarvan zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen veertien (14) dagen nadat zij daarmee bekend is geworden, schriftelijk aan Leverancier gemeld;
b. Klant heeft Leverancier in de gelegenheid gesteld de oorzaak van de schade te onderzoeken en, voor zover redelijk, te verhelpen of te beperken;
c. Klant heeft zelf alle redelijke maatregelen genomen om de schade te voorkomen of te beperken;
d. Partijen hebben getracht het geschil door middel van overleg op te lossen voorafgaand aan het instellen van een vordering in rechte.

13.9 Iedere aanspraak van Klant op schadevergoeding vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na de aanvang van de dag, volgende op die waarop Klant met de schade en met Leverancier als de daarvoor aansprakelijke partij bekend is geworden.

13.10 Iedere Partij draagt haar eigen kosten van rechtsbijstand en van een eventuele gerechtelijke procedure, behoudens een in rechte uitgesproken kostenveroordeling.

13.11 De in dit artikel opgenomen beperkingen, uitsluitingen en filters van aansprakelijkheid gelden niet indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Leverancier of van haar bedrijfsleiding.

13.12 Klant vrijwaart Leverancier voor aanspraken van derden, waaronder begrepen Zorgvragers en de Toezichthoudende autoriteit, die voortvloeien uit het gebruik van de Dienst door Klant of haar Bevoegde Gebruikers, behoudens voor zover deze aanspraken het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van Leverancier waarvoor Leverancier op grond van dit artikel jegens Klant aansprakelijk is.

Artikel 14. Overmacht

14.1 Geen van de Partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting, daaronder begrepen enige tussen Partijen overeengekomen garantieverplichting, indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.

14.2 Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen van publieke infrastructuur, internet- of telecommunicatievoorzieningen die Leverancier niet onder eigen beheer heeft, cyberaanvallen, denial-of-service-aanvallen, overheidsmaatregelen, pandemieën, brand, stakingen en tekortkomingen van toeleveranciers of Sub-verwerkers.

14.3 Indien een overmachtsituatie langer duurt dan zestig (60) aaneengesloten dagen, is elk der Partijen gerechtigd de Hoofdovereenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat in dat geval een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.

Artikel 15. Duur, opzegging en beëindiging

15.1 De Hoofdovereenkomst wordt aangegaan voor een initiële looptijd van twaalf (12) maanden, tenzij in de Hoofdovereenkomst een andere initiële looptijd is opgenomen. De eerste maand van de Hoofdovereenkomst is de Proefmaand: in die maand kan Klant beoordelen of de Dienst bij haar organisatie past en kan Klant de Hoofdovereenkomst opzeggen tegen het einde van de Proefmaand, mits de opzegging Leverancier uiterlijk op de laatste dag van de Proefmaand heeft bereikt. De Hoofdovereenkomst eindigt in dat geval op de laatste dag van de Proefmaand en Klant is geen vergoeding verschuldigd. Behoudens deze opzegmogelijkheid is tussentijdse opzegging gedurende de initiële looptijd niet mogelijk.

15.2 Na afloop van de initiële looptijd loopt de Hoofdovereenkomst voor onbepaalde tijd door. Elk der Partijen kan de Hoofdovereenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand, tegen het einde van een kalendermaand. Opzegging per het einde van de initiële looptijd is mogelijk, mits deze de andere Partij uiterlijk één (1) maand voor die datum heeft bereikt.

15.3 Onverminderd het bepaalde in lid 1 en 2 zijn Partijen gerechtigd de Hoofdovereenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk te ontbinden indien:

a. de wederpartij in verzuim is met de nakoming van een wezenlijke verplichting uit de Hoofdovereenkomst en deze verplichting niet alsnog binnen een redelijke termijn van ten minste dertig (30) dagen na ingebrekestelling nakomt;
b. de wederpartij surseance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard;
c. de wederpartij haar onderneming staakt of liquideert.

15.4 Bij beëindiging van de Hoofdovereenkomst staakt Klant onverwijld het gebruik van de Dienst, behoudens de in artikel 15.5 bedoelde nazorgperiode.

15.5 Leverancier biedt Klant gedurende een periode van zestig (60) dagen na het einde van de Hoofdovereenkomst een uitsluitend leesgerechtigde toegang tot de Dienst, opdat Klant alsnog haar gegevens kan exporteren. Tijdens deze nazorgperiode worden geen aanvullende kosten in rekening gebracht. Na afloop van deze periode worden de gegevens verwijderd of geretourneerd conform het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst. Aanvullende exportondersteuning of migratiediensten kunnen op verzoek tegen de geldende uurtarieven worden verleend.

15.6 Klant blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de naleving van haar wettelijke bewaarverplichtingen, waaronder die op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo). Leverancier is niet de archiefbewaarder van Klant na afloop van de in artikel 15.5 genoemde nazorgperiode.

15.7 Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Hoofdovereenkomst te blijven gelden, waaronder bepalingen over intellectueel eigendom, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en toepasselijk recht, blijven onverkort van kracht.

Artikel 16. Wijziging van de Algemene Voorwaarden

16.1 Leverancier is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste zestig (60) dagen voor de inwerkingtreding ervan schriftelijk of per e-mail aan Klant kenbaar gemaakt.

16.2 Indien Klant een wezenlijke wijziging niet wenst te accepteren, heeft Klant het recht de Hoofdovereenkomst per de datum van inwerkingtreding van de wijziging schriftelijk op te zeggen, mits deze opzegging Leverancier uiterlijk veertien (14) dagen voor die datum heeft bereikt.

16.3 Wijzigingen van geringe betekenis, alsmede wijzigingen die voortvloeien uit een wettelijke verplichting of een uitspraak van een toezichthouder of rechter, kunnen door Leverancier zonder inachtneming van de in lid 1 genoemde termijn worden doorgevoerd.

Artikel 17. Overige bepalingen

17.1 Klant is niet gerechtigd haar rechten of verplichtingen uit de Hoofdovereenkomst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leverancier aan een derde over te dragen. Leverancier is gerechtigd haar rechten en verplichtingen over te dragen aan een rechtsopvolger onder algemene of bijzondere titel, mits de rechten van Klant daarbij niet worden geschaad.

17.2 Mededelingen die op grond van de Hoofdovereenkomst schriftelijk dienen te geschieden, kunnen ook per e-mail worden gedaan, op de door Partijen aan elkaar bekendgemaakte e-mailadressen.

17.3 Leverancier is gerechtigd de naam en het logo van Klant in algemene termen te gebruiken in haar referentielijst en op haar website, tenzij Klant daartegen schriftelijk bezwaar maakt.

Artikel 18. Toepasselijk recht en geschillen

18.1 Op de Hoofdovereenkomst en deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

18.2 Geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met de Hoofdovereenkomst of deze Algemene Voorwaarden worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Leeuwarden, onverminderd het recht van Leverancier om een geschil voor te leggen aan de op grond van de wet bevoegde rechter.

Wijzigingsblad

Dit wijzigingsblad bevat het overzicht van de uitgegeven versies van deze Algemene Voorwaarden.

Versie 1.0, april 2026: eerste versie.
Versie 1.1, augustus 2026: AI-functionaliteit (Vera): nieuw artikel 5a (opt-in, eigen AI-provider van Klant, Pseudonimisering als inspanningsverplichting, verantwoordelijkheid Klant voor invoer en uitvoer); definities en artikel 13.5 aangevuld.
Versie 1.3, oktober 2026: de eerste maand is de Proefmaand: kosteloos (artikel 7.7) en met een opzegmogelijkheid tegen het einde van die maand (artikel 15.1); definitie toegevoegd in artikel 1.
Versie 1.2, augustus 2026: artikel 5a aangevuld: uitdrukkelijke bevestiging en vastlegging bij activering (5a.1), verplichte no-training- en bewaarafspraken van Klant met de AI-provider (5a.2) en AI-verordening: herkenbaarheid van AI-uitvoer en AI-geletterdheid (5a.8).

Contact

GinkelSoft, Dossier360
Weverij 46, 8401 PJ Gorredijk
KvK 72729236, btw-id NL106994566B02
info@dossier360.nl

Dossier360 is een handelsnaam van GinkelSoft.