WZD-module: Wet zorg en dwang volledig ondersteund

Wzd-dossier aanmaken

Voor elke maatregel van onvrijwillige zorg maakt u een Wzd-dossier aan, gekoppeld aan de zorgvrager. Per dossier legt u vast:

• Type maatregel – Kies uit zes maatregeltypen: fysieke fixatie, afzondering, medicatie, toezicht, beperking bewegingsvrijheid of beperking communicatie.
• Reden en beschrijving – Documenteer waarom de maatregel noodzakelijk is.
• Start- en einddatum – Wanneer de maatregel ingaat en wanneer deze beëindigd wordt.
• Herbeoordelingsdatum – Wanneer het dossier opnieuw beoordeeld moet worden.
• Verantwoordelijke medewerker – Wie het traject begeleidt.
• Vrijwilligheid – Of de zorg met of zonder instemming van de zorgvrager wordt verleend.

Statusworkflow

Elk Wzd-dossier doorloopt een gestructureerde workflow met zes statussen:

• Concept – Het dossier wordt opgesteld.
• Ter goedkeuring – Ingediend voor beoordeling.
• Actief – De maatregel is goedgekeurd en wordt uitgevoerd.
• Herbeoordeling nodig – De herbeoordelingsdatum is bereikt, het dossier moet opnieuw geëvalueerd worden.
• Beëindigd – De maatregel is afgerond of gestopt.
• Afgewezen – De maatregel is niet goedgekeurd en kan worden herzien.

Het systeem bewaakt welke statusovergangen zijn toegestaan, zodat het traject altijd de juiste volgorde doorloopt.

Risico-inventarisatie

Voer risico-inventarisaties uit per zorgvrager. Per inventarisatie registreert u de risicocategorie, het risiconiveau (laag, gemiddeld, hoog of kritiek), een beschrijving, de genomen maatregelen, het restrisico en de datum van de volgende beoordeling. Zo houdt u structureel zicht op de risico's per zorgvrager.

Multidisciplinair Overleg (MDO)

Registreer MDO's binnen het Wzd-traject. Per overleg legt u vast:

• Geplande en werkelijke datum – Wanneer het overleg is gepland en wanneer het heeft plaatsgevonden.
• Stapnummer – Bij welke stap in het Wzd-traject het overleg hoort.
• Agenda en besluiten – Wat er is besproken en welke besluiten zijn genomen.
• Actiepunten – Welke vervolgacties zijn afgesproken.
• Deelnemers – Wie er aanwezig waren bij het overleg.
• Overwogen alternatieven – Welke vrijwillige alternatieven zijn besproken.
• Uitkomst – Doorgaan, verlengen, stoppen of escaleren.

Goedkeuringsworkflow MDO

MDO's doorlopen een goedkeuringsproces. Een medewerker dient het MDO ter goedkeuring in bij de Wzd-functionaris. Deze kan het MDO goedkeuren of afwijzen met een reden. Bij afwijzing kan het MDO worden aangepast en opnieuw ingediend. De volledige goedkeuringshistorie is altijd inzichtelijk.

Evaluaties

Evalueer lopende maatregelen periodiek. Dossier360 ondersteunt vier evaluatietypen:

• Initiële evaluatie – Bij de start van de maatregel.
• Periodieke evaluatie – Regelmatige herbeoordeling.
• Incidentevaluatie – Naar aanleiding van een incident.
• Eindevaluatie – Bij beëindiging van de maatregel.

Per evaluatie registreert u de effectiviteit, bijwerkingen, de ervaring van de zorgvrager, overwogen alternatieven en een aanbeveling: doorgaan, aanpassen of beëindigen. De datum van de volgende herbeoordeling wordt vastgelegd.

Communicatielogboek

Leg alle communicatie rondom het Wzd-traject vast. Per contact registreert u het type (telefoon, e-mail, overleg of brief), de ontvanger, een samenvatting van het gesprek, de reactie en of er een vervolgactie nodig is. Persoonsgegevens in het communicatielogboek worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).

Vrijwillige zorg

Registreer ook vrijwillige zorg per zorgvrager. Leg vast wanneer toestemming is gegeven, door wie, op welke wijze en voor welke zorgvorm. Wordt de toestemming ingetrokken, dan registreert u de intrekkingsdatum en reden. Zo is altijd duidelijk welke zorg met en welke zonder instemming wordt verleend.

Automatische termijnbewaking

Dossier360 controleert dagelijks alle Wzd-deadlines: herbeoordelingsdata van dossiers, evaluatietermijnen, vervolgdata van communicatie en volgende beoordelingsmomenten van risico-inventarisaties. Bij nadering van een deadline (7, 5 en 3 dagen vooraf) ontvangt u automatisch:

• Een e-mail met de details van het naderende termijn
• Een notificatie in het systeem
• Een chatbericht in de berichtenmodule

Elke signalering wordt eenmalig verstuurd per drempel, zodat u niet dubbel wordt gewaarschuwd.

Dashboard

Het Wzd-dashboard geeft een overzicht van alle lopende trajecten binnen uw organisatie: het totaal aantal dossiers, een uitsplitsing per status en de tien meest urgente deadlines. Zo heeft u altijd zicht op de voortgang en kunt u tijdig ingrijpen.

Audittrail

Elke wijziging binnen het Wzd-traject wordt automatisch gelogd: aanpassingen aan dossiers, MDO's, evaluaties, communicatie, risico-inventarisaties, goedkeuringen en vrijwillige zorg. Zo is altijd herleidbaar wie wat wanneer heeft gewijzigd – essentieel voor verantwoording en toezicht.