Wie een gezinshuis runt, ambulante jeugdhulp biedt of een kleine jeugd-GGZ-praktijk heeft, komt vroeg of laat op hetzelfde punt uit: de map met Word-documenten en het Excel-overzicht houden het niet meer. Er moet een echt elektronisch cliëntendossier komen.
Maar de meeste vergelijkingen van ECD-software gaan over pakketten voor organisaties met honderden medewerkers, en daar heb je als kleine aanbieder weinig aan. Dit artikel zet op een rij waar je wél op moet letten.
Is het gebouwd voor jouw schaal?
De grote ECD-pakketten in de jeugdzorg zijn gemaakt voor instellingen met een eigen applicatiebeheerder, een implementatietraject van maanden en een flink budget. Dat merk je aan alles: de inrichting, de prijs en de tijd die het kost voordat je ermee kunt werken.
Vraag daarom altijd hoe de start eruitziet. Kun je binnen een week aan de slag, of praat je eerst drie maanden met een consultant? En wat betaal je bij vijf of tien cliënten? Een pakket dat pas rendabel is vanaf vijftig cliënten past niet bij een gezinshuis met zes kinderen.
Ondersteunt het de Jeugdwet, en niet alleen op papier?
Vrijwel elk pakket zegt geschikt te zijn voor de Jeugdwet. Het verschil zit in de details. Kan het systeem overweg met het berichtenverkeer van de Jeugdwet (iJw), inclusief de retourberichten van de gemeente? Signaleert het wanneer een jongere achttien wordt en de financiering verandert? Kun je een hulpverleningsplan vastleggen zoals de wet dat bedoelt, met doelen en evaluatiemomenten?
Wie met gemeentecontracten werkt, wil dat de declaratie logisch volgt uit de zorgregistratie. Wie met PGB werkt, wil per jongere kunnen zien welk budget er loopt en hoeveel er is geleverd. Werk je met beide vormen door elkaar, en dat doen veel kleine aanbieders, dan moet het dossier dat aankunnen zonder dubbele administratie.
De bewaartermijn: twintig jaar is lang
Jeugddossiers moeten twintig jaar na het einde van de hulp bewaard blijven. Dat betekent dat je bij de keuze van een ECD eigenlijk een keuze voor decennia maakt.
Vraag daarom wat er gebeurt als je ooit stopt met het pakket. Kun je je dossiers exporteren in een leesbaar formaat? Is er een archieffunctie? Een leverancier die daar geen helder antwoord op heeft, maakt je afhankelijker dan je wilt zijn.
Privacy is in de jeugdzorg geen bijzaak
Een jeugddossier bevat informatie over kinderen, gezinnen, diagnoses en soms over onveilige thuissituaties. Dat is de meest gevoelige categorie gegevens die er bestaat.
Let op drie dingen: waar staan de servers (binnen de EU is het uitgangspunt), is de opslag versleuteld, en kun je per medewerker instellen wie wat ziet. Een stagiair hoeft niet hetzelfde te zien als de gedragswetenschapper. De AVG en NEN 7510 geven hier de kaders; vraag een leverancier gerust hoe die daaraan invulling geeft.
Vraag ook naar de verwerkersovereenkomst. Die is wettelijk verplicht en hoort standaard bij het pakket te zitten, niet als extraatje waarvoor je moet doorvragen.
Rapporteren moet passen bij het werk
In de jeugdzorg gebeurt veel op een dag, en de verslaglegging moet dat bijhouden zonder dat begeleiders er 's avonds nog een uur aan kwijt zijn. Kijk daarom niet alleen naar wat het dossier allemaal kan vastleggen, maar vooral naar hoe snel het dagelijkse werk gaat.
Kan een begeleider onderweg rapporteren op de telefoon? Kan er ingesproken worden in plaats van getypt? Zijn rapportages gekoppeld aan de doelen uit het plan, zodat een evaluatie geen zoektocht wordt?
Een goede vuistregel: laat tijdens een demo een van je eigen begeleiders een rapportage schrijven. Als dat langer duurt dan op papier, gaat het systeem in de praktijk niet gebruikt worden.
Ouders en het netwerk
Bij jeugdzorg werk je nooit met de jongere alleen. Ouders, voogden en soms een jeugdbeschermer willen en moeten weten hoe het gaat.
Kijk of het pakket een portaal heeft waarmee je het netwerk gecontroleerd inzage geeft, waarbij jij bepaalt wie wat ziet, passend bij gezag en leeftijd. Dat scheelt telefoontjes, en het voorkomt discussies achteraf over wie welke informatie had.
Wie zit er achter het pakket?
Als kleine aanbieder ben je bij een grote leverancier klant nummer zoveel. Vraag daarom wie je aan de lijn krijgt als iets niet werkt, en hoe snel een verzoek of probleem wordt opgepakt.
Bij een kleine leverancier praat je vaak direct met de mensen die het pakket bouwen. Dat betekent korte lijnen, maar stel ook hier de eerlijke vragen: hoe lang bestaat het pakket, wie zijn de bestaande klanten, en hoe ziet de roadmap eruit?
De keuze zelf hoeft overigens geen maanden te duren. Maak een lijstje van de vijf punten die er voor jouw organisatie het meest toe doen, plan twee of drie demo's, en laat de mensen die er dagelijks mee gaan werken meekijken. Binnen een paar weken weet je genoeg.
Wil je zien hoe een dossier eruitziet dat specifiek voor kleinschalige jeugdzorg is gebouwd? Bekijk dan ons ECD voor jeugdzorg en jeugd-GGZ of kijk op de prijzenpagina wat een ECD kost.
