Een onverwacht IGJ-bezoek is voor veel zorgorganisaties een moment van spanning. Toch hoeft dat niet. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd is transparant over waar ze op toetst. In oktober 2023 publiceerde de IGJ het Toetsingskader gehandicaptenzorg, specifiek voor zorgaanbieders die langdurige zorg verlenen aan mensen met een beperking. Voor organisaties in de gehandicaptenzorg is dit document het startpunt om de eigen werkwijze tegen het licht te houden.
Wat is een toetsingskader?
Een toetsingskader is een verzameling normen en toetsingscriteria die de inspectie gebruikt tijdens een onderzoek. Die normen komen niet uit de lucht vallen. Ze zijn gebaseerd op wetten zoals de Wkkgz, de Wzd en de Wlz, aangevuld met veldnormen die beroepsorganisaties zelf hebben opgesteld. Denk aan het Kwaliteitskompas Gehandicaptenzorg 2023-2028 van de VGN of het Kwaliteitskader zorglandbouw 2022 van FLZ.
De IGJ toetst in de gehandicaptenzorg op drie hoofdthema's: persoonsgerichte zorg, deskundigheid van medewerkers en sturen op kwaliteit en veiligheid. Hieronder nemen wij u mee door elk thema.
Thema één: persoonsgerichte zorg
Het startpunt van goede zorg is de cliënt. Klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk is dit complexer dan het lijkt. De inspectie kijkt of de wensen van de cliënt daadwerkelijk centraal staan, of de zorgverlener de cliënt écht kent, en of de cliënt regie houdt over zijn eigen leven voor zover dat mogelijk is.
Concreet betekent dit dat de inspectie doorvraagt op zaken als: mag een cliënt of zijn vertegenwoordiger bij het zorgoverleg aanwezig zijn? Kent de zorgverlener de levensgeschiedenis van de cliënt, weet hij waar iemand blij van wordt? Kan de cliënt zijn kamer inrichten zoals hij dat wil? Mag hij meehelpen met koken, of naar buiten wanneer hij dat wil?
Ook de relatie met familie en vrienden telt mee. Zorgverleners worden geacht het informele netwerk van de cliënt te kennen en te ondersteunen bij het onderhouden van die contacten. En bij onvrijwillige zorg wordt verwacht dat er een zorgverantwoordelijke is die verantwoordelijk is voor de instemming van de cliënt of diens vertegenwoordiger met het zorgplan.
Thema twee: deskundigheid van medewerkers
Bij dit thema kijkt de inspectie naar twee dingen tegelijk: de deskundigheid van individuele zorgverleners en de manier waarop de organisatie zorgt dat die deskundigheid op peil blijft. Centraal staat methodisch werken volgens de Plan-Do-Check-Act cyclus. Dat betekent vooruitkijken, uitvoeren, evalueren en bijstellen, steeds opnieuw.
De inspectie toetst onder andere of zorgverleners professionele afwegingen maken tussen de eigen regie van de cliënt en mogelijke risico's. Worden die risico's in beeld gebracht? Weten alle zorgverleners ervan? En nog belangrijker: worden de afspraken en de hele werkwijze inzichtelijk vastgelegd in het cliëntdossier en de dagrapportages?
Bij onvrijwillige zorg wordt extra scherp gekeken. De inspectie toetst of zorgverleners deskundig zijn in het omgaan met onbegrepen gedrag en of zij verzet kunnen herkennen. En of ze alternatieven kennen om onvrijwillige zorg te voorkomen. Ook de bezetting telt: zijn er voldoende deskundige zorgverleners tijdens intensieve zorgmomenten, nachtzorg en acute situaties?
Reflectie en een veilig werkklimaat krijgen een eigen norm. Zorgverleners moeten tijd en ruimte krijgen om stil te staan bij de kwaliteit van hun werk, en zich veilig voelen om open terug te kijken op wat er niet goed ging.
Thema drie: sturen op kwaliteit en veiligheid
Waar de eerste twee thema's zich richten op de werkvloer, gaat dit thema over het management. Een zorgorganisatie heeft een heldere visie en missie nodig, waarin de kwaliteit van leven van cliënten het uitgangspunt is. De inspectie kijkt of cliënten en zorgverleners betrokken zijn geweest bij het opstellen van die missie en visie.
Daarnaast wordt verwacht dat de zorgaanbieder een actuele kwaliteitsfoto heeft van de organisatie. Wat gaat er goed, wat niet, en hoe wordt daarop gestuurd? Hier komt methodisch werken opnieuw terug, maar nu op organisatieniveau.
Voor zorgaanbieders die onvrijwillige zorg verlenen geldt een aanvullende eis: een beleidsplan waarin staat hoe er met alternatieve vrijwillige zorg wordt omgegaan, hoe onvrijwillige zorg wordt toegepast en afgebouwd, en hoe het interne toezicht geregeld is. Bij ambulante onvrijwillige zorg moeten de extra zorgvuldigheidseisen ook in het beleidsplan beschreven staan. Voor vaststelling van dit plan is advies van de cliëntenraad vereist.
Incidenten, klachten en bijna-fouten vormen een belangrijk onderdeel van dit thema. De inspectie kijkt niet alleen of er een klachtenregeling is, maar vooral of er van incidenten en klachten geleerd wordt. Durven zorgverleners erover te praten? Wordt er geanalyseerd en verbeterd? Een goede incidentenregistratie legt niet alleen de melding vast, maar ook de analyse en de verbetermaatregel, met een directe koppeling naar IGJ-meldingen waar dat nodig is.
De rode draad: onvrijwillige zorg en methodisch werken
Wat opvalt als u het hele toetsingskader leest, is hoeveel aandacht onvrijwillige zorg krijgt. Het komt terug in alle drie de thema's. Proportionaliteit, alternatieven, individuele afweging, vastlegging in het zorgplan, extra zorgvuldigheid bij ambulante zorg, beleidsplan en intern toezicht: het is een opeenstapeling van eisen die in de dagelijkse praktijk terug moet komen.
De andere rode draad is methodisch werken. Niet alleen bij de individuele zorgverlener, maar ook bij het management. Zonder structuur, documentatie en reflectie is geen van de drie thema's aantoonbaar te maken richting de inspectie.
Wat betekent dit voor uw dossiervoering?
Hier zit misschien wel de grootste praktische uitdaging. Veel van wat de inspectie toetst, wordt afgelezen aan wat er wel of niet in het cliëntdossier staat. Is het zorgplan actueel? Zijn de afspraken met cliënt of vertegenwoordiger vastgelegd? Is de inzet van onvrijwillige zorg individueel onderbouwd en geëvalueerd? Zijn termijnen bewaakt?
Een goed cliëntdossier maakt methodisch werken zichtbaar. Niet als administratieve last, maar als bewijs dat de zorg doordacht, besproken en geëvalueerd wordt. Bij Dossier360 hebben wij de WZD-module en termijnbewaking daarom standaard ingebouwd, zodat stap één tot en met stap vijf van het WZD-traject automatisch opvolgen en u geen termijn over het hoofd ziet. De audit trail legt bovendien elke actie in het dossier vast, zodat u tegenover de inspectie kunt aantonen wanneer welke afspraak door wie is gemaakt.
Tot slot
Het IGJ-toetsingskader voor de gehandicaptenzorg is geen checklist waarmee u een cijfer haalt. Het is een kapstok om als organisatie naar uzelf te kijken. Sluiten uw dagelijkse werkwijze, uw dossiervoering en uw beleidsstukken op elkaar aan? En weten uw zorgverleners niet alleen wat er van hen verwacht wordt, maar kunnen ze het ook aantonen?
Wie het toetsingskader serieus neemt, gebruikt het niet pas als de inspectie op de stoep staat. Het is een instrument voor continu verbeteren, in lijn met de PDCA-cyclus die het document zelf voorstelt. Dat is niet alleen goed voor de inspectiemomenten, maar vooral voor de cliënten die u iedere dag ondersteunt. Wilt u direct aan de slag met één van de grootste compliance-onderdelen? Download dan onze gratis WZD-checklist en controleer of uw organisatie aan de Wet zorg en dwang voldoet.