Drie stromen, geen berichten
PGB, particuliere zorg en Wlz lopen niet via het iWmo/iJw-berichtenverkeer. Voor PGB en vrije facturen maakt Dossier360 een factuur die een betaalketen volgt; voor Wlz een declaratieoverzicht dat je overneemt in het portaal van het zorgkantoor.
De PGB-factuurrun
- Zorg dat de zorgvrager een actieve PGB-indicatie met een zorgovereenkomst heeft (Zorgdossier → Administratie → Financiering, of Financieel → Inrichting → Zorgovereenkomsten). De factuurrun gebruikt het tarief uit de overeenkomst.
- Draai de run: via Maandafsluiting → Alles aanmaken, of los via Facturen & declaraties → PGB-factuurrun (vul de maand in als JJJJ-MM). Per zorgvrager ontstaat een conceptfactuur uit de geleverde zorg.
- Open de factuur, controleer de regels en klik op Definitief maken.
- Download Factuur (PDF) in je eigen huisstijl en het SVB-urenbriefje: het overzicht dat de budgethouder in het PGB Portaal van de SVB invult. Een koppeling met dat portaal is er niet (het werkt met DigiD).
De vrije factuur
Voor alles wat los staat van zorguren (huur, maaltijden, vervoer, een activiteit) maak je een vrije factuur via Maandafsluiting → Vrije factuur (of via Handmatig aanmaken → Vrije factuur).
- Kies de ontvanger: een zorgvrager, of een andere ontvanger met naam en e-mailadres.
- Voeg factuurregels toe: kies een eigen product (productcode van het type Vrij) of typ omschrijving, aantal en prijs excl. btw; geef per regel het btw-tarief (zorg is vrijgesteld, verhuur en maaltijden vallen vaak onder 9% of 21%) en eventueel een korting.
- Controleer de uitsplitsing (subtotaal, korting, btw, totaal te voldoen) en sla op. De factuur verschijnt tussen de andere facturen; maak hem daar definitief en download de PDF.
De betaalketen van een factuur
Na Markeer als verstuurd houdt Dossier360 de keten bij: Verstuurd → Herinnering gestuurd → Aanmaning gestuurd → Betaald of Oninbaar. Op de factuur zie je wanneer hij is verstuurd, hoeveel herinneringen er zijn gestuurd en wanneer er is betaald; een deelbetaling toont het openstaande bedrag.
Het Wlz-declaratieoverzicht
- Bij een actieve Wlz-indicatie (met ZZP-profiel) maakt Dossier360 automatisch een CAK-aanvangsmelding aan in het berichtenlog. Lees de toewijzing van het zorgkantoor in als AW33 onder Inrichting → Toewijzingen.
- Draai de Wlz-run (via Maandafsluiting of de knop bij Facturen & declaraties). Verblijf/VPT: de etmalen komen uit de in-zorg-periode, minus afwezigheidsdagen; MPT: de gerealiseerde uren.
- Maak de declaratie definitief en exporteer: je krijgt een CSV met per regel BSN, toewijzingsnummer, prestatiecode, periode, aantal, eenheid, tarief en bedrag. Neem dat over in het portaal van het zorgkantoor of geef het aan je servicebureau.
- Lees het retour van het zorgkantoor in als Wlz-retour (AW320) onder Retouren.
Goed om te weten
- Dossier360 maakt bewust geen AW319-bericht: die Vektis-recordlayout is niet beschikbaar; het overzicht is de afgesproken werkwijze.
- Het factuurnummer komt uit één doorlopende reeks (instelbaar onder Instellingen → Geavanceerd → Financieel) en wordt pas bij definitief maken uitgedeeld.
- De huisstijl van de PDF-factuur richt je in onder Instellingen → Organisatie → Ontwerp.
Laatst bijgewerkt op door Dossier360.