Een teamleider begint haar dag met drie vragen. Wie staat er vandaag op de groep, welke zorgvrager vraagt aandacht, en is de maand van augustus al af te sluiten voor de administratie? In versie 1.0.5 kostte het beantwoorden van die drie vragen drie schermen, en soms een telefoontje naar een collega. In versie 2.0 staan de antwoorden op de plek waar u toch al bent.
Dat is in één zin waar deze release over gaat. Sinds april hebben we ruim negenhonderd wijzigingen doorgevoerd in het zorgdossier en de bijbehorende diensten. Een deel daarvan is klein en merkt u niet. Een deel verandert de manier waarop u door de software beweegt. Hieronder nemen we de belangrijkste door, in de volgorde waarin u ze waarschijnlijk tegenkomt.
Vier portalen, één inlog
De grootste zichtbare verandering is de indeling. Dossier360 bestaat nu uit vier portalen: het Zorgportaal voor het dagelijkse zorgwerk, het Werknemerloket voor alles wat over uzelf gaat, Beheer voor de organisatie en Financieel voor de administratie. U wisselt met de launcher rechtsboven, en welke portalen u ziet hangt af van uw rol.
De reden is eenvoudig. Een begeleider die om zeven uur 's ochtends inlogt, wil rapporteren en aftekenen, niet langs de facturatie. Een administratief medewerker wil het omgekeerde. Door die werelden te scheiden wordt elk menu korter en elk scherm rustiger. Tegelijk hebben we de vormgeving gelijkgetrokken: één lichte huisstijl, dezelfde kaarten en knoppen in elke module, en een instellingenpagina die de structuur van de organisatie volgt in plaats van de structuur van de code.
Wie de weg kwijtraakt, kan altijd terug naar de Academy. Daar staat per rol een leerpad, en de les over inloggen begint precies bij deze launcher.
Een weekrooster dat laat zien wat er nog ontbreekt
De planning is opnieuw gebouwd. Het oude rooster toonde wie er werkte. Het nieuwe weekrooster toont ook wat er nog niet is ingevuld: dienstsoorten staan in de rijen, dagen in de kolommen, en een dienst waar nog niemand op staat is een amber blok met de tekst Nog invullen. Eén klik erop geeft een lijst met medewerkers, gesorteerd op wie op dat moment beschikbaar is en hoeveel uur ze die week al hebben.
Een dienst die elke week terugkomt, plant u één keer als reeks. Wijzigt u later één dienst uit die reeks, dan vraagt de software waarvoor de wijziging geldt: alleen deze dienst, deze en de volgende, of de hele reeks. Een ingedeelde week kopieert u in één keer naar de volgende week, naar de rest van de periode of naar het hele jaar. Verlof legt u vanuit hetzelfde rooster vast, en een dienst die met verlof botst krijgt een markering in plaats van stilletjes te blijven staan.
We zijn eerlijk over wat het rooster niet doet. Het rekent geen bezettingsnorm uit en het plant niet automatisch. Het laat zien wat er is en wat er ontbreekt, en het maakt het invullen snel. In de praktijk blijkt dat het grootste deel van het roosterwerk te zijn.
Het Werknemerloket: uw eigen zaken op één plek
Naast het rooster voor de planner is er nu het Werknemerloket voor de medewerker. Daar ziet u uw eigen rooster per week, maand of lijst, met per week uw geplande uren tegenover uw contracturen. Aan het einde van een dienst bevestigt u de werkelijke begin- en eindtijd; de planner keurt afwijkingen goed en het urenoverzicht telt ze mee.
Verlof aanvragen, uw saldo bekijken, u ziek en weer beter melden en een dienst ruilen met een collega gebeurt allemaal in het loket. Ook beleid en protocollen leest en bevestigt u daar. Het loket staat nog in bèta, omdat we het samen met de eerste organisaties die het gebruiken verder inrichten.
De organisatie inrichten met drie vragen
Nieuwe klanten begonnen voorheen met een lange lijst modules die aan of uit konden. Dat is vervangen door drie vragen onder Beheer: hoe levert u zorg, wie betaalt de zorg, en levert u onvrijwillige zorg. Op basis van die antwoorden zet Dossier360 de juiste registratievorm klaar, per afspraak, per dagdeel of per etmaal, en de juiste financieringsvormen en modules. Wat de inrichting instelt, staat in een blok eronder, zodat er niets ongemerkt aan of uit gaat.
Het zorgaanbod, van zorgfunctie via leefdomein naar handeling, is nu de spil tussen registreren en declareren. Aan een zorgfunctie hangt een productcode met tarief. Wat een begeleider registreert, is daardoor zonder tussenstap declarabel. Dezelfde gedachte zit in de nieuwe sjablonen voor de risicoanalyse: de startlijst met risicopunten volgt de zorgvorm van de organisatie, zodat een zorgboerderij niet begint met de lijst van een GGZ-instelling.
Van indicatie tot betaald, in het dossier
Het financiële deel is het meest ingrijpend veranderd. In het zorgdossier hangt het contract nu aan de indicatie: een toewijzing van de gemeente of het zorgkantoor, of een zorgovereenkomst met de budgethouder. Het getekende document, de aanvangsmelding en de prijs staan op dezelfde financieringskaart, met een checklist die groen wordt als er gedeclareerd kan worden.
In het portaal Financieel komt dat samen in de maandafsluiting. Eén scherm toont de acht controles voor de maand, zoals zorgvragers zonder afgesloten periode of een verlopen indicatie. Zijn die weggewerkt, dan maakt één knop per zorgvrager het juiste stuk aan: een 323-declaratiebericht voor Wmo en Jeugdwet, een declaratieoverzicht voor de Wlz, een factuur met SVB-urenbriefje voor het pgb. Retourberichten leest u in onder Retouren, waar afgekeurde regels wachten tot u ze corrigeert en opnieuw indient.
Ook hier past een kanttekening. Het berichtenverkeer is gebouwd op het iStandaarden-informatiemodel, maar elke gemeente en elk zorgkantoor heeft eigen afspraken. Wij raden aan de eerste maand met de administratie naast de oude werkwijze te draaien, en de verschillen met ons te bespreken.
Vandaag en het dossieroverzicht
Het startscherm heet nu Vandaag en heeft drie tabbladen: wat er vandaag speelt, de overdracht en wat er nog openstaat. Bovenaan staat wat niet mag wachten, zoals een verhoogde signaleringsfase of een verlopen termijn.
Het overzicht van een zorgvrager richt u zelf in. Een vaste attentiebalk toont reanimatiebeleid, allergieën, de signaleringsfase en de termijnen die aandacht vragen; de kaarten eronder kiest en schuift u zelf. Nieuwe zorgvragers komen binnen via het Instap-scherm, dat de vier stappen doorloopt die nodig zijn om te kunnen starten en te kunnen declareren.
De dienstoverdracht als vast ritueel
De overdracht was een vrij tekstveld. Het is nu een eigen onderdeel van Vandaag. U schrijft uw overdracht als concept dat automatisch wordt bewaard, voegt per zorgvrager een overdrachtspunt toe en markeert wat actie vereist. Bij publiceren weet de software uit het rooster wie de verwachte lezers zijn, en u ziet wie het gelezen heeft en wie nog niet. Een actiepunt dat is afgerond kan worden teruggedraaid als dat toch te vroeg was.
Signaleringsplan en risicoanalyse
Het signaleringsplan heeft vier fases gekregen in plaats van drie. Blauw, ontspanning, staat onder groen, omdat de meeste teams die fase in de praktijk al gebruikten zonder er een plek voor te hebben. De actuele fase zet u met een toelichting en desgewenst direct een rapportage; de fase is zichtbaar op Vandaag, in de overdracht en in de attentiebalk.
De risicoanalyse werkt nu volgens de GRIM-methodiek: per risicopunt een score voor kans en ernst, met klassen die u per organisatie instelt. Een hoge score opent, waar dat van toepassing is, de weg naar een Wzd-traject. De herbeoordelingstermijn wordt bewaakt en het geheel is als PDF te exporteren voor een audit of een IGJ-bezoek.
Wzd en IGJ
De Wzd-module is in deze periode compleet gemaakt: van de risico-inventarisatie via het stappenplan en het multidisciplinair overleg tot de registratie van elke toepassing van onvrijwillige zorg. Het register volgens artikel 19 wordt daaruit opgebouwd, met per halfjaar de rapportage voor de IGJ. De Wzd-functionaris heeft een eigen werkvoorraad, Te beoordelen, met alleen de maatregelen die op een beoordeling wachten.
IGJ-meldingen maakt u nu direct vanuit een incident aan, met de gegevens vooringevuld. De termijnen van drie werkdagen en acht weken worden bewaakt, en het onderzoek en het eindrapport zitten in dezelfde melding. Beide modules zijn een add-on; kijk op de prijzenpagina wat daarvoor geldt.
Rapportages, doelen en zorgmomenten
Aan de rapportage is de zorgfunctie toegevoegd, zodat een rapportage weet onder welke zorg hij valt. Een vergrendelde rapportage corrigeert u via een correctie met een eigen referentienummer, en die correctie is overal herkenbaar waar de rapportage terugkomt. Bij de evaluatie van een doel liggen de rapportages die aan dat doel hangen als bewijs naast het oordeel, in plaats van dat u ze moet opzoeken.
In de agenda is het onderscheid tussen een zorgmoment en een afspraak helder gemaakt: een zorgmoment telt mee voor de registratie en de declaratie, een afspraak niet. Bij het inplannen controleert de software of er een geldige indicatie is en waarschuwt als dat niet zo is.
Kwaliteit voor bestuur en beheer
Onder Beheer staat nu een samenhangend kwaliteitsdeel. Beleidsstukken hebben versies, een herzieningsdatum en een leesbevestiging per medewerker, en dat overzicht is wat u bij een audit laat zien. Interne audits plant u op een norm of kader, met een vragenlijst en bevindingen die verbetermaatregelen worden. Het kwaliteitsdashboard brengt de cijfers uit alle modules samen en vult de managementreview voor; u schrijft het oordeel en de besluiten. De jaarplannen hangen daar weer aan vast.
Heeft u vragen over de overgang of wilt u de nieuwe planning of de financiële keten eerst zien met uw eigen situatie? Neem contact met ons op. De lessen per onderdeel staan in de Academy, met een eigen leerpad voor planners.
