Een begeleider schrijft aan het eind van de avonddienst een dagrapportage over Tom. Het was een lastige avond, er was een conflict met een huisgenoot en Tom moest even naar zijn kamer. Wat de begeleider niet weet: Toms zus leest via het verwantenportaal elke rapportage mee, en zijn vader, met wie het contact moeizaam is, ook. Een verwantenportaal is waardevol, maar alleen als iedereen weet wie wat ziet.
In dit artikel gaan we in op de vraag hoe u inzage voor verwanten zo inricht dat die past bij de rol van elke verwant, bij de wensen van de zorgvrager en bij het beleid van uw organisatie.
Waarom alles of niets niet werkt
Een eenvoudig portaal kent maar één knop: een verwant heeft toegang of niet. Wie toegang heeft, ziet alles wat de zorgvrager betreft. Dat is eenvoudig, maar het past slecht bij de praktijk.
Een mentor, een ouder met gezag en een schoonzus hebben een andere rol. De een neemt beslissingen namens de zorgvrager, de ander wil vooral weten hoe het gaat. Daarnaast heeft de zorgvrager zelf iets te zeggen over wat er over hem gedeeld wordt. En uw organisatie kan beleid hebben, bijvoorbeeld dat medicatie niet via het portaal wordt gedeeld.
Dat zijn drie vragen met drie verschillende eigenaren. Eén schuifje beantwoordt ze niet.
Wat is een verwantenportaal?
Een verwantenportaal is een beveiligde omgeving waarin naasten van een zorgvrager een deel van het zorgdossier kunnen inzien. Denk aan afgeronde dagrapportages, afspraken, medicatie, doelen en documenten.
Het doel is niet om verwanten mee te laten kijken met alles wat het team doet. Het doel is dat naasten op de hoogte blijven zonder dat de begeleider elke week dezelfde vragen beantwoordt. Een goed ingericht portaal geeft verwanten houvast en het team rust, mits duidelijk is wat er wel en niet in staat.
Drie lagen: organisatie, zorgvrager en verwant
In het vernieuwde verwantenportaal van Dossier360 bepalen drie lagen samen wat een verwant ziet. De organisatie stelt vast wat er maximaal gedeeld mag worden. Per zorgvrager kan dat verder worden beperkt. En per verwant kiest u wat die persoon te zien krijgt.
Een onderdeel is alleen zichtbaar als alle drie de lagen het toestaan. Zet de organisatie medicatie uit, dan kan een begeleider dat niet per dossier weer aanzetten. Zo'n onderdeel staat in de lagen eronder grijs, met de reden erbij. Dat voorkomt dat iemand gaat zoeken naar een instelling die er niet lijkt te zijn.
Per onderdeel kunt u grof kiezen, met bewust weinig vinkjes. Rapportages kunnen aan of uit, en apart kiest u of rapportages over onvrijwillige zorg of over een ongewenst voorval meegaan. Afspraken kunnen met of zonder notities worden gedeeld, want die notities zijn in de praktijk vaak inhoudelijk. Medicatie kan volledig, of alleen met naam, dosering en tijd.
Rolsjablonen als startpunt
Al die keuzes per verwant apart maken is veel werk. Daarom begint u met een sjabloon. Er zijn drie sjablonen: wettelijk vertegenwoordiger, meelezende naaste en alleen contact. Het laatste is voor iemand die in het dossier hoort, maar geen toegang tot het portaal krijgt.
Een sjabloon vult de vinkjes, maar u kunt daarna afwijken. Het profiel heet dan aangepast. Een tip: kies het sjabloon op basis van de rol die iemand heeft, niet op basis van de familierelatie. Een broer kan mentor zijn, terwijl een ouder van een volwassen zorgvrager niet vanzelf diens vertegenwoordiger is.
Wat verwanten nooit zien
Sommige dingen zijn geen instelling. Een rapportage of document dat als vertrouwelijk is gemarkeerd, gaat nooit naar het portaal. Concepten ook niet: alleen afgeronde rapportages. De WZD-module (Wet zorg en dwang), meldingen van incidenten, de risicoanalyse, metingen en de financiering staan helemaal niet in het portaal.
Rapportages over onvrijwillige zorg of over een ongewenst voorval, zoals een val of een medicatiefout, gaan standaard niet mee. Dat kan per verwant bewust worden aangezet, bijvoorbeeld voor een wettelijk vertegenwoordiger. Ook de interventies bij doelen blijven altijd intern. Welke doelen er zijn, is prima om te delen; de werkafspraken van het team over hoe daaraan gewerkt wordt, niet.
Hoe weet een begeleider wie er meeleest?
Tijdens het schrijven van een rapportage ziet de begeleider een balk met de verwanten die de rapportage straks kunnen lezen, bijvoorbeeld: twee verwanten lezen dit mee. Wie dat ziet op het moment van schrijven, schrijft anders.
Naast die balk staat het vinkje vertrouwelijk. Gaat een rapportage over iets dat niet bij verwanten hoort, dan zet de begeleider het vinkje en blijft de rapportage buiten het portaal. Zo blijft de keuze bij de persoon die de situatie kent. Het vraagt wel iets van het team: spreek af wanneer u het vinkje gebruikt, zodat collega's het op dezelfde manier doen.
Eerlijk zijn over wat niet gedeeld wordt
Een verwant die een onderdeel niet ziet, kan denken dat er niets te melden is. Dat is een ander bericht dan: dit wordt niet met u gedeeld. Het portaal maakt dat verschil daarom zichtbaar. Een onderdeel dat niet gedeeld wordt, verschijnt niet als leeg scherm, maar met de mededeling dat er is afgesproken welke onderdelen gedeeld worden en dat de verwant met vragen contact kan opnemen met de begeleider.
Het portaal legt niet uit waarom iets niet gedeeld wordt. Dat gesprek hoort tussen de zorgvrager, de verwanten en het team. Het zorgt er wel voor dat niemand een verkeerde conclusie trekt uit een leeg scherm.
Privacy en verantwoording
Inzage in een zorgdossier gaat over gezondheidsgegevens, en die vallen onder de AVG als bijzondere persoonsgegevens. Het portaal staat per zorgvrager aan of uit, en een ingetrokken toestemming sluit het portaal. Elke inzage door een verwant wordt per onderdeel gelogd, zodat u achteraf kunt nagaan wie wat heeft bekeken.
Het portaal draagt de naam en het logo van uw eigen organisatie, zodat verwanten zien bij wie ze inloggen. Een uitnodiging gaat per e-mail naar de verwant, met een link om een account aan te maken.
Zo richt u het in
Begin bij de organisatie. Bepaal met het team en eventueel met de cliëntenraad wat u als organisatie maximaal wilt delen, en leg dat vast in de instellingen. Loop daarna per zorgvrager de verwanten langs, kies bij elke verwant het sjabloon dat past bij diens rol en bespreek dat met de zorgvrager of diens vertegenwoordiger. Maak in het team afspraken over het vinkje vertrouwelijk en bespreek na een paar weken of verwanten zien wat ze nodig hebben.
