Twee plekken, één beleidsstuk
Beleid leeft in Dossier360 op twee plekken. Beheren (opstellen, publiceren, versies en de leesstatus) doe je in Beheer → Kwaliteit & Veiligheid → Beleidsbeheer. Lezen en bevestigen doet elke medewerker in het Werknemerloket → Beleid & protocollen. Zo staat het beheer niet in de weg van wie alleen hoeft te lezen.
De cyclus van een beleidsstuk
- Aanmaken: open Beheer → Kwaliteit & Veiligheid → Beleidsbeheer en klik op Nieuw beleidsstuk. Geef een titel en eventueel een categorie (bijvoorbeeld Medicatie). Het stuk start als Concept, versie 1, en is alleen voor beheerders zichtbaar.
- Schrijven: klik op Bewerken en vul de samenvatting, de inhoud en de datum bij Herzien vóór. Plakken uit een bestaand document kan gewoon.
- Publiceren: klik op Publiceren. Het stuk wordt Actief en alle actieve medewerkers krijgen een leesverzoek: als kaart Leesbevestiging gevraagd op hun Vandaag-scherm én in het Werknemerloket.
- Leesbevestiging: de medewerker opent het stuk en klikt op Ik heb dit gelezen en begrepen. Dat wordt met naam en datum vastgelegd.
- Leesstatus: als beheerder zie je in de lijst "7/11 bevestigd" en via de knop Leesstatus per medewerker wie al bevestigd heeft en wie nog niet. Dit is het overzicht dat je bij een audit laat zien.
- Herziening: vanaf dertig dagen vóór de herzieningsdatum krijgt het stuk de badge Herziening nodig. Klik op Nieuwe versie: er ontstaat een concept met versienummer +1. Publiceer je die, dan wordt de oude versie gearchiveerd en begint de leesbevestiging opnieuw.
Wat de medewerker ziet
In het Werknemerloket staan alleen actieve stukken, met per stuk Nog lezen of ✓ Gelezen. Onderaan het stuk staat één knop: Ik heb dit gelezen en begrepen. Beheerknoppen en het herzieningssignaal zijn daar bewust niet te zien.
Goed om te weten
- Een kleine tekstcorrectie kun je ook in een actief stuk doen via Bewerken; kies een Nieuwe versie zodra de inhoud echt verandert, dan moet iedereen opnieuw bevestigen.
- Per stuk kan maar één concept tegelijk bestaan.
- De leesdekking en het aantal stukken dat herziening nodig heeft, tellen mee op het Kwaliteitsdashboard en in de managementreview.
- Beheren vraagt het recht Beleid beheren; de module Beleid staat aan onder Instellingen → Modules.
Laatst bijgewerkt op door Dossier360.