Dossier360 update: support tickets, betere beveiliging en meer

U kent het vast: een vraag over het systeem, en dan zoeken naar het juiste e-mailadres, hopen dat uw bericht aankomt, en wachten zonder te weten of er al iemand mee bezig is. Dat is vanaf vandaag verleden tijd. Met versie 1.0.2 van Dossier360 hebben we een volledig ticketsysteem ingebouwd, flinke stappen gezet op het gebied van beveiliging en privacy, en het platform op diverse plekken stabieler en prettiger gemaakt.

Support, rechtstreeks vanuit Dossier360

De grootste zichtbare toevoeging in deze update is het support ticketsysteem. U vindt het in de zijbalk onder Support. Vanuit daar beschrijft u uw vraag of probleem, geeft u een categorie en prioriteit aan, en voegt u eventueel bijlagen toe zoals screenshots of documenten. Geen apart e-mailadres meer nodig, geen zoekwerk in uw mailbox.

Elk ticket is direct zichtbaar voor ons supportteam. U kunt de voortgang volgen en reageren op antwoorden, allemaal binnen Dossier360 zelf. In de zijbalk ziet u via een badge hoeveel tickets er nog openstaan, zodat u niets uit het oog verliest.

BSN beter beschermd

Het burgerservicenummer is een van de meest gevoelige gegevens in een zorgdossier. In deze update hebben we de weergave van het BSN verder beveiligd. Het BSN wordt nu standaard gemaskeerd getoond. Alleen bevoegde medewerkers kunnen het volledige nummer bekijken via een aparte knop, en elke keer dat iemand dat doet wordt het vastgelegd in het activiteitenlogboek.

Dit past bij de eisen die de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg stelt: het BSN moet beschermd zijn tegen onnodig inzien. Voor u als organisatie betekent het dat u bij een audit of inspectie precies kunt laten zien wie wanneer een BSN heeft bekeken.

Logging conform NEN 7513

Gesproken over audits: het activiteitenlogboek voldoet nu aan de NEN 7513-norm voor logging in de zorg. Dat klinkt misschien abstract, maar het komt erop neer dat er gedetailleerder wordt bijgehouden wie welke cliëntgegevens heeft ingezien of bewerkt. Niet alleen mutaties, maar ook het openen van een dossier.

Voor kwaliteitsmedewerkers en beheerders is er bovendien een exportfunctie toegevoegd. U kunt het logboek nu exporteren naar CSV of PDF, handig bij interne audits of wanneer de IGJ om inzage vraagt.

Beveiliging: vergrendeling en meldingen

Twee nieuwe functies maken het platform veiliger tegen onbevoegde toegang. Ten eerste worden accounts nu automatisch vergrendeld na meerdere mislukte inlogpogingen. Een beheerder kan het account vervolgens weer ontgrendelen. Ten tweede is er een nieuw overzicht met beveiligingsmeldingen, waarin verdachte activiteiten worden gesignaleerd. Beide functies zijn zichtbaar voor gebruikers met de admin-rol.

Daarnaast is het wachtwoordbeleid aangescherpt. Wachtwoorden moeten nu voldoen aan minimale complexiteitseisen, en gebruikers worden automatisch gevraagd hun wachtwoord te vernieuwen na een door u ingestelde periode. Het kan dus zijn dat medewerkers bij de eerstvolgende inlog een nieuw wachtwoord moeten kiezen.

AI-schrijfassistent bij rapportages

Bij het schrijven van rapportages kunt u nu gebruikmaken van een AI-schrijfassistent. Deze helpt u bij het formuleren van teksten. Denk aan het omzetten van korte aantekeningen naar een lopende dagrapportage, of hulp bij het vinden van de juiste bewoordingen.

De AI-schrijfassistent is onderdeel van de AI-ondersteuning module. Het is een hulpmiddel, geen vervanging. U blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de inhoud van uw rapportages.

Verbeterde WZD-module

De WZD-module is stabieler geworden. De stappen in het WZD-traject worden nu strenger gecontroleerd, zodat u altijd de juiste volgorde doorloopt. Dat klinkt als een kleine aanpassing, maar in de praktijk voorkomt het dat er stappen worden overgeslagen die bij een IGJ-inspectie tot vragen leiden. Daarnaast zijn er laadproblemen opgelost die in sommige gevallen optraden bij het openen van WZD-formulieren.

Meer communiceren via de chat

De chatfunctie is uitgebreid met twee veelgevraagde mogelijkheden. U kunt nu bijlagen delen, denk aan foto's, documenten of video's. En u kunt direct reageren op een specifiek bericht of een bericht doorsturen naar een collega. Ook ziet u voortaan of uw bericht is gelezen.

Verder in deze update

Er is meer veranderd dan we in detail kunnen beschrijven. Een aantal highlights: u kunt nu AVG-inzageverzoeken exporteren vanuit het systeem, er is een nieuwe module voor ZIO-vergaderingen, beheerders kunnen periodes en categorieën voor de planning zelf instellen, en op het dashboard worden aankomende deadlines getoond zodat u direct ziet welke acties aandacht vragen.

Ook zijn diverse kleinere problemen opgelost. Het filteren op inactieve cliënten werkt weer correct, de notificatie-bel toont het juiste aantal, en het bewerken van uw profiel geeft geen foutmelding meer.

Wachtwoord vernieuwen

Door het aangescherpte wachtwoordbeleid kan het zijn dat u of uw medewerkers bij de eerstvolgende inlog worden gevraagd om een nieuw wachtwoord in te stellen. Dit is eenmalig en duurt minder dan een minuut.

De sessie-timeout is nu ook instelbaar door de beheerder. Tegelijkertijd wordt uw sessie automatisch verlengd zolang u actief bent, zodat u minder vaak opnieuw hoeft in te loggen. Een balans tussen veiligheid en gebruiksgemak.

Vragen over deze update? Neem contact op via info@dossier360.nl of maak direct een ticket aan via de nieuwe supportfunctie in Dossier360.